Должностная инструкция начальника тендерного отдела образец - Kompot.top

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Должностная инструкция начальника тендерного отдела

№ 205-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника тендерного отдела ООО «Бета».

1.2. Начальник тендерного отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета».

1.3. Начальник тендерного отдела подчиняется непосредственно коммерческому директору.

1.4. На должность Начальника тендерного отдела назначается лицо, имеющее высшее (экономическое или инженерно-экономическое) образование.

1.5. Начальник тендерного отдела должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам участия в торгах (тендерах);
– основные принципы и понятия системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– основные процессы и ресурсы системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– региональные нормативные правовые акты, связанные с размещением заказов для государственных и муниципальных нужд;
– антимонопольное законодательство;
– процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
– планирование размещения государственных и муниципальных заказов;
– процедуры размещения государственных и муниципальных заказов способом открытого и закрытого конкурсов;
– порядок извещения, конкурсную документацию, порядок подачи заявок на участие в конкурсе, вскрытие конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытие доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов, рассмотрение заявок, оценку и сопоставление заявок на участие в конкурсе, последствия признания конкурса несостоявшимся;
– критерии оценки заявок на участие в тендере, сравнительный анализ методов оценки заявок на участие в тендере;
– процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
– порядок извещения, документацию тендера, порядок подачи заявок, рассмотрение заявок, проведение, подведение итогов, последствия признания несостоявшимся;
– особенности проведения тендеров и государственных поставок в электронной форме;
– размещение заказа путем запроса котировок;
– эффективность размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– порядок контроля за соблюдением законодательства РФ о размещении государственных и муниципальных заказов;
– ответственность за нарушения при размещении и исполнении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
– обеспечение защиты прав и интересов участников размещения заказов, процедуру обжалования;
– информационное обеспечение государственных и муниципальных заказов;
– структуру и особенности государственных и муниципальных контрактов;
– управление исполнением государственных и муниципальных контрактов, учет контрактов;
– специфику размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– особенности размещения государственных и муниципальных заказов на поставку товаров, на услуги;
– особенности размещения государственных и муниципальных заказов на различные виды работ;
– гражданское, административное, трудовое законодательство в части, касающейся регулирования деятельности ООО «Бета»;
– основы менеджмента, управления персоналом;
– основы управления проектами;
– этику делового общения.

1.6. В своей деятельности Начальник тендерного отдела руководствуется:
− законодательными и нормативными правовыми актами, методическими материалами по вопросам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета»;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Начальника тендерного отдела его обязанности возлагаются на работника, назначаемого приказом генерального директора ООО «Бета».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник тендерного отдела выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит деятельностью тендерного отдела.
2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности тендерного отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует выполнение работы работниками тендерного отдела.
2.3. Оказывает методическую и практическую помощь работникам тендерного отдела по вопросам подготовки и участия в тендерах и государственных поставках.
2.4. Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления тендерным отделом.
2.5. Участвует в подборе и расстановке кадров тендерного отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.
2.6. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников тендерного отдела.
2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации.
2.8. Проводит мониторинг тендеров, конкурсов, аукционов в средствах массовой информации и в сети Интернет.
2.9. Участвует в подготовке конкурсной документации.
2.10. Представляет интересы ООО «Бета» при осуществлении конкурсных процедур.
2.11. Участвует в разработке положений, регламентов и методических указаний по электронным тендерам и государственным поставкам.
2.12. Представляет руководству ООО «Бета» предложения об улучшении качества работы работников тендерного отдела.

3. ПРАВА

Начальник тендерного отдела имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности отдела материально-технического снабжения.
3.3. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя и генерального директора ООО «Бета» предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.4. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник тендерного отдела несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Начальника тендерного отдела определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Начальника тендерного отдела в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлен:

________________ С.С. Михалков

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

Источник

Заказать обратный звонок

Спасибо за обращение! Мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

РусТендер
Вопрос-ответ
Участие в тендерах
Тендерный отдел

Тендерный отдел

23.11.2022

Что вы узнаете из текста: что такое тендерный отдела, какие у него функции, как его сформировать, кто должен входить в штат и с какими должностными обязанностями, какие будут затраты и какие существуют альтернативы отделу

1. Что такое тендерный отдел

2. Основная цель и задачи тендерного отдела

3. Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела

4. Рассчет бюджета тендерного отдела и должностные обязанности

Тендерный отдел — это подразделение компании, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках.

Основная цель и задачи тендерного отдела

Основная цель отдела — это выстроить продажи товаров, работ или услуг компании через тендеры.

Для этого отдел должен решать следующие задачи:

получить электронную подпись и настроить её работу на пк

зарегистрироваться в ЕИС и на торговых площадках

настроить поиск и отбор подходящих закупок

анализировать тендерную документацию

делать запросы на разъяснение

принимать решение об участии или согласовывать его

определение цены

готовить заявки на участие в выбранных закупках

организовать открытие спецсчета

своевременно вносить обеспечение заявки и контракта денежными средствами или гарантией

участие в торговой процедуре

подписание контракта

составление протоколов разногласий к контракту

составление жалоб в ФАС

Все эти задачи, конечно, может выполнять один человек, но практически каждая из задач требует много времени и внимания, т.к., к примеру, спешка при изучении тендерной документации может привести к участию и победе в неподходящей закупке и как следствие разрыву контракта и финансовым потерям.

Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела

Обычно компании идут следующим путём:

1. Анализируют свою нишу

на этом этапе важно понять проводятся ли закупки, в которых вы могли бы принять участие, интересны ли они вам, проходные ли цены у вас

2. Подключают тендерное сопровождение и начинают участвовать

на этом этапе нужно пройти все регистрационные действия, начать участвовать, выиграть первые тендеры и исполнить их

3. Принимают решение о создании собственного тендерного отдела

поняв какой результат приносят тендерные продажи можно принимать решение о создании собственного тендерного отдела

Важно! Не имея опыта участия — не начинайте нанимать сотрудников и выстраивать тендерный отдел, для старта лучше выберете компанию, которая занимается тендерным сопровождением и начните участвовать с её помощью, это будет несопоставимо дешевле и поможет избежать ошибок, подробнее о тендерном сопровождении можете прочитать в нашей статье.

Бонусом для Вас будет анализ ниши, т.к. его сделают бесплатно.

Рассчет бюджета тендерного отдела

Далее рассмотрим ситуацию, когда Вы начали участвовать, выиграли первые торги, исполнили контракты, получили прибыль и задумались о создании собственного тендерного отдела.

Первое, что нужно сделать — это рассчитать бюджет. Основной статьей расхода будет ФОТ, поэтому надо решить сколько сотрудников нанимать. Как это сделать? Ведь у всех разное количество закупок, сложность подготовки документов, цена и моржа. Кому-то достаточно будет двух сотрудников, кому-то и 10 будет мало.

Разделим все задачи тендерного отдела на условные два блока, задачи для менеджера и для специалиста:

1. МЕНЕДЖЕР

поиск и отбор торгов
решение о принятие участия
определение цены
внесение обеспечения
взаимодействие с заказчиком
общий контроль и ответственность за участие

2. СПЕЦИАЛИСТ

анализ тендерной документации
подготовка заявки
запросы на разъяснение документации
участие в торгах
протоколы разногласий к контракту
подписание контрактов
жалобы в ФАС

Из первого блока можно при необходимости и развитии отдела выделить начальника отдела и тендерного менеджера.

А из второго блока выделить тендерного специалиста и юриста.

Должностные обязанности между ними можно распределить следующим образом:

Начальник отдела — принимает решение об участии в конкретной закупке, утверждает цену, взаимодействует с заказчиком, несет ответственность за работу всего отдела, его эффективность, нанимает и увольняет сотрудников в отдел

Менеджер тендерного отдела — ищет и отбирает закупки для участия, рассчитывает себестоимость, контролирует сроки подачи и внесения обеспечений, работает с финансовыми организациями по оформлению гарантий и кредитов

Специалист тендерного отдела — анализирует документацию выбранных закупок, подготавливает заявки для участия, составляет и подает запросы на разъяснение документации заказчика, участвует в торгах, составляет протоколы разногласий к контрактам, подписывает контракты, составляет и подает жалобы в ФАС

Юрист — анализирует проект контракта перед подписанием, ведет досудебную переписку с заказчиком и защищает интересы в суде

ФОТ одного сотрудника будет в диапазоне от 35 до 200 тыс. рублей и зависит от региона и квалификации соискателя. Эту информацию легко можно актуализировать, посмотрев вакансии на hh.ru.

Таким образом ФОТ отдела будет от 70 до 400 тыс. рублей и к этой сумме ещё нужно добавить отчисления в фонды соцстраха в размере 30,2%.

Минимальные затраты в месяц на содержание тендерного отдела состоящего из менеджера и специалиста будут:

• ФОТ — 2 * 35 тыс. рублей = 70 тыс. рублей

• Соцстрахи — 70 тыс. рублей * 30,2% = 22 тыс. рублей

Также дополнительно у Вас могут быть следующие затраты:

• Электронная подпись — 6 тыс. рублей (в год)

• Покупка ПК и оборудования для 2 сотрудников — от 100 тыс. рублей (разово)

• Система поиска торгов — от 6 тыс. рублей (в год)

Исходя из этих данных можете определить минимальные затраты и целесообразность создания тендерного отдела в вашей компании.

Система поиска тендеров

Ежедневно получайте новые предложения закупок со 100 торговых площадок

Бесплатный доступ >

©ООО «РусТендер»

Материал является собственностью tender-rus.ru. Любое использование статьи без указания источника — tender-rus.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

Статьи по теме:

Тендерное сопровождение

Что такое тендер?

Электронная подпись (ЭЦП) для торгов

Источник

Утверждаю
[организационно-правовая       [подпись] [Ф. И. О., должность
форма, наименование                      руководителя или иного
организации, предприятия,                должностного лица,
учреждения]                              уполномоченного утверждать
                                          должностную инструкцию]

[число, месяц, год]
М. П.

Должностная инструкция
начальника отдела тендеров и государственных поставок

[наименование организации, предприятия, учреждения]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с начальником отдела тендеров и государственных поставок, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иными нормативно-правовыми актами, регулирующими трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Начальник отдела тендеров и государственных поставок относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется [наименование должности].
1.2. На должность начальника отдела тендеров и государственных поставок принимается лицо, имеющее высшее образование и сдавшее квалификационный экзамен по специальной программе [вписать нужное] и стаж работы по специальности, соответствующий профилю отдела, не менее [значение] лет.
1.3. На должность начальник отдела тендеров и государственных поставок назначается и освобождается от должности приказом [наименование должности руководителя].
1.4. Начальник отдела тендеров и государственных поставок должен знать:
— общие принципы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
— основные принципы и понятия системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
— основные процессы и ресурсы системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
— систему размещения государственных и муниципальных заказов в контексте социальных, политических, экономических процессов Российской Федерации;
— нормативную правовую базу размещения государственных и муниципальных заказов;
— Конституцию Российской Федерации;
— международные нормы размещения государственных заказов;
— российское законодательство об организации размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
— региональные нормативные правовые акты, связанные с размещением заказов для государственных и муниципальных нужд;
— антимонопольное законодательство Российской Федерации;
— процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
— планирование размещения государственных и муниципальных заказов;
— процедуры размещения государственных и муниципальных заказов способом открытого и закрытого конкурсов;
— порядок извещения, конкурсную документацию, порядок подачи заявок на участие в конкурсе, вскрытие конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытие доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов, рассмотрение заявок, оценку и сопоставление заявок на участие в конкурсе, последствия признания конкурса несостоявшимся;
— критерии оценки заявок на участие в тендере, сравнительный анализ методов оценки заявок на участие в тендере;
— процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
— порядок извещения, документацию тендера, порядок подачи заявок, рассмотрение заявок, проведение, подведение итогов, последствия признания несостоявшимся;
— особенности проведения тендеров и государственных поставок в электронной форме;
— размещение заказа путем запроса котировок, в том числе в целях оказания гуманитарной помощи, либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) биржевых товаров на товарных биржах;
— эффективность размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
— контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о размещении государственных и муниципальных заказов. Ответственность за нарушения при размещении и исполнении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
— обеспечение защиты прав и интересов участников размещения заказов, процедуру обжалования;
— информационное обеспечение государственных и муниципальных заказов;
— структуру и особенности государственных и муниципальных контрактов;
— управление исполнением государственных и муниципальных контрактов, учет контрактов;
— специфику размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
— особенности размещения государственных и муниципальных заказов на поставку товаров;
— особенности размещения государственных и муниципальных заказов на услуги;
— особенности размещения государственных и муниципальных заказов на различные виды работ;
— гражданское, административное, трудовое законодательство в части, касающейся регулирования деятельности [организации, учреждения];
— основы менеджмента, управления персоналом;
— основы управления проектами;
— правила внутреннего трудового распорядка [организации, учреждения];
— правила по охране труда, пожарной безопасности, производственной санитарии.
1.5. Профессионально важные качества: [перечислить качества].
1.6. Должностные обязанности начальника отдела тендеров и государственных поставок в его отсутствие выполняет [вписать нужное].

2. Должностные обязанности

На начальника отдела тендеров и государственных поставок возлагаются следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет руководство деятельностью отдела тендеров и государственных поставок.
2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует работу сотрудников отдела.
2.3. Оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам отдела по вопросам подготовки и участия в тендерах и государственных поставках.
2.4. Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления отделом тендеров и государственных поставок.
2.5. Участвует в подборе и расстановке кадров отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.
2.6. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников отдела.
2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации.
2.8. Осуществляет мониторинг тендеров, конкурсов, аукционов в средствах массовой информации и в сети Интернет.
2.9. Участвует в подготовке конкурсной документации.
2.10. Представляет интересы [организации, учреждения] при осуществлении конкурсных процедур.
2.11. Участвует в разработке положений регламентов и методических указаний по электронным тендерам и государственным поставкам.
2.12. Представляет руководству [организации, учреждения] предложения об улучшении качества работы сотрудников отдела.

3. Права работника

Начальник отдела тендеров и государственных закупок имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.
3.2. Вносить предложения непосредственному руководителю по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3.3. Давать распоряжения подчиненным работникам и котролировать их исполнение.
3.4. Вносить руководству представления о поощрении или наказании работников, находящихся в его подчинении.
3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.6. Привлекать специалистов всех структурных подразделений [организации, учреждения] к решению возложенных на него задач.
3.7. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.
3.8. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.9. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность работника

Начальник отдела тендеров и государственных поставок несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Руководитель кадровой службы [инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела [инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен: [инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Источник

Чтобы решать задачи, связанные с закупками, компании-поставщики часто создают в том или ином виде свои тендерные подразделения. В этой статье разбираемся, каким должен быть типовой тендерный отдел, сколько придется затратить на его создание и как можно снизить эти расходы.

Задачи тендерного отдела

Основная цель тендерного подразделения — обеспечить стабильное участие компании в закупках, наладить тендерные продажи, выстроить работу с заказчиками и контролирующими органами. Перечислим задачи, выполнение которых позволит достичь этой цели:

Получение электронной подписи, аккредитация на электронных площадках (ЭТП), установка программ для работы на них;
Анализ сферы, поиск и отбор профильных закупок;
Изучение документов закупки и технического задания, подготовка заявок;
Определение стратегии и участие в торгах, отслеживание итогов процедур;
Взаимодействие с заказчиками и субподрядчиками;
Оформление независимых гарантий, открытие спецсчета, работа с финансовыми организациями;
Подписание контрактов, допсоглашений;
Подготовка жалоб, защита интересов в ФАС;
Мониторинг прошедших закупок, анализ конкурентов, поиск перспективных заказчиков.

Структура тендерного отдела

В зависимости от приоритетов бизнеса и объема заказов структура и численность тендерного подразделения могут быть разными — от одного-двух человек до большой команды. Рассмотрим, каким должен быть типовой состав сотрудников для выполнения описанных выше задач.

Руководитель отдела или коммерческий директор — координирует работу сотрудников, принимает ключевые решения, ведет финансовую отчетность.

Менеджер, специалист по торгам — ведет весь тендерный процесс: ищет актуальные закупки, готовит документы и подает заявки, участвует в процедурах, контролирует исполнение контрактов. Как правило, менеджеры выполняют и часть юридических функций — сами пишут запросы заказчику на разъяснение, составляют протоколы разногласий, следят за изменениями в законе.

Часто в помощь менеджеру в команду берут еще и аналитика — он изучает завершенные закупки, собирает данные о конкуренции в сфере, проверяет конкурентов и заказчиков, а также может взять на себя поиск наиболее подходящих компании тендеров.

Юрист — проверяет проекты контрактов на соответствие закону, пишет жалобы в ФАС и при необходимости представляет компанию в судах.

Раньше компаниям, особенно крупным, требовался курьер, чтобы разгрузить тендерных специалистов и помочь им с доставкой заявок и документов. Но цифровизация закупочных процессов снижает необходимость брать такого работника в штат.

Сколько стоит создать тендерный отдел

Организация тендерного отдела требует инвестиций. Пошагово рассчитаем, каким примерно может быть объем финансовых вложений.

Шаг 1. Определим зарплату сотрудников

Для примера взяли данные о зарплатах в Санкт-Петербурге с сайтов вакансий:

Руководителю тендерного отдела предлагают зарплату от 50 до 210 тыс. руб.
Менеджеру по тендерам — от 50 до 190 тыс. руб.
Тендерному юристу — от 30 до 95 тыс. руб.
Курьеру — от 30 до 100 тыс. руб.

Если взять средние показатели, то ежемесячно на зарплату сотрудников будет уходить 377,5 тыс. руб.

Точную цифру для каждого региона определить сложно из-за разного уровня зарплат и квалификации кадров. Также следует учитывать, что тендерным специалистам могут платить небольшой оклад и добавлять процент от заключенных контрактов. Обычно это 1-2% о успешной сделки.

Шаг 2. Рассчитаем сумму страховых взносов

Помимо зарплаты работодатели должны делать отчисления в пенсионный фонд, фонды социального страхования и обязательного медицинского страхования. На эти платежи уйдет от 30,2 до 38,5% — точный размер зависит от взносов на травматизм по приказу Минтруда РФ от 30.12.2016 № 851Н.

В итоге при зарплате сотрудников в 377,5 тыс. руб. на взносы в среднем понадобится 129,6 тыс. руб.

Шаг 3. Посчитаем расходы на оборудование рабочих мест

На закупку ноутбука для четверых сотрудников уйдет в среднем 200 тыс. руб. На покупку МФУ — еще 20 тыс.

Добавим к этому расходы на покупку стационарных телефонов или корпоративных сим-карт — 2,5 тыс. руб.

На мебель понадобится еще 25 тыс. руб.

На оборудование кабинета для четверых уйдет в среднем 250 тыс. руб.

Шаг 4. Уточним расходы на интернет

Если в офисе уже есть выделенная линия, дополнительных трат удастся избежать. При нестабильном интернете скорректируйте тарифный план или поменяйте провайдера. Работа с ЭТП требует стабильного интернет-соединения.

Шаг 5. Добавим затраты на покупку сервисов

Сервис по поиску тендеров примерно будет стоить от 13,7 тыс. до 39,5 тыс. руб. в год, а справочно-правовая система — от 24,5 тыс. руб. до 67,5 тыс. руб. за годовое обслуживание.

В среднем подключение сервисов обойдется в 72,6 тыс. руб.

Шаг 6. Учтем расходы на оформление электронной подписи

Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП) для торгов стоит от 5,9 тыс. до 13,9 тыс. руб. КЭП можно оформить не только на руководителя, но и на сотрудника.

В среднем КЭП обойдется в 9,9 тыс. руб.

Шаг 7. Узнаем, на каких условиях открыть спецсчет

Проверьте, есть ли ваш банк в списке из Распоряжения Правительства РФ от 13.07.2018 №1451-р. Не всем финансовым организациям разрешено обслуживать спецсчета.

Зачастую банки открывают спецсчет по льготному тарифу или вовсе бесплатно, если клиент уже обслуживается в банке. Уточните условия и при необходимости заложите дополнительные расходы на открытие спецсчета.

Шаг 8. Подведем итоги

Сведем полученные сведения в таблицу.

Статья затрат	Сумма, тыс. руб.
Зарплата сотрудников	377,5
Страховые взносы	129,6
Оборудование	250
Сервисы	72,6
КЭП	9,9
ИТОГО:	839,6

Организация собственного тендерного отдела в среднем обойдется в 839,6 тыс. руб. Причем большая часть расходов — регулярные траты, которые организация будет нести ежемесячно.

Как сэкономить на расходах

Чтобы снизить затраты на тендерную команду, можно использовать несколько вариантов:

Дистанционная работа

Большинство закупочных процедур сейчас проходит электронно, поэтому вся команда или большая ее часть может работать удаленно. Для поиска тендеров и участия в торгах нужны лишь стабильный интернет и хорошая связь.

Это, например, поможет сократить затраты на офисное оборудование.

Корпоративная связь и IP-телефония

Корпоративные тарифы и IP-телефония снизят расходы на связь. Выделенная линия поможет сократить дополнительные расходы на интернет в офисе.

Бесплатные сервисы

Платные сервисы имеют свои преимущества, но для работы с закупками компании может быть достаточно функционала ЕИС и бесплатных поисковиков. При специфичной продукции, например, профильные закупки находить проще, но на аналитику заказчиков и конкурентов может уходить больше сил и времени, если искать информацию вручную.

Также можно использовать аукционных роботов — некоторые ЭТП предлагают их бесплатно. Они участвуют в торгах за вас, когда аукцион проходит поздно или в некомфортное время.

Сотрудничество с внештатным специалистом или частичный аутсорсинг

Часть дел можно передать внештатным специалистам — например, юристу или эксперту-аналитику. Если они работают как самозанятые, компания сэкономит на страховых взносах.

Передача же определенных задач на аутсорсинг позволит не набирать большой штат тендерных менеджеров и сократить расходы на зарплаты. Но консалтинговое сопровождение тоже стоит денег — здесь нужно взвесить все «за» и «против» и выстроить процессы выгодным для компании способом.

Создание тендерного подразделения и организация его эффективной работы — задача непростая и довольно затратная. Каким должен быть тендерный отдел и сколько тратить на решение тендерных задач, каждый бизнес решает сам: многое зависит от оборотов компании, количества заказов, конкуренции в сфере и стратегии развития.

Пишите в комментариях про свой опыт работы: есть ли у вас тендерный отдел, сколько на него уходит.

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Задать вопрос эксперту

Источник

Должностная инструкция по специальности «Начальник отдела закупок»

Вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела закупок бесплатно. Должностные обязанности начальника отдела закупок

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ЗАКУПОК

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела закупок _____________________________________________ (далее – «компания»). Название учреждении

1.2. Начальник отдела закупок относится к категории руководителей.

1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела закупок должно иметь высшее образование и стаж работы по специальности в области закупок не менее 3 лет.

1.4. Назначение на должность начальника отдела закупок и освобождение от нее осуществляется на основании приказа генерального директора предприятия по представлению коммерческого директора.

1.5. Подчиняется начальник отдела закупок непосредственно коммерческому директору или лицу, его замещающему и выполняет поручения генерального директора.

1.6. Если начальника отдела закупок отсутствует, то временно его обязанности исполняет менеджер по закупкам, который несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, назначается он коммерческим директором.

1.7. Начальник отдела закупок является членом расширенного состава совета директоров компании, по поручению совета директоров готовит материалы для обсуждения вопросов повестки дня совета.

1.8. Начальник отдела закупок должен знать:

— предъявляемые требования компании к качеству товаров;

— финансовую и хозяйственную практику, сложившуюся в сфере закупок;

— методы и порядок закупок продуктов питания;

— порядок заключения договор с поставщиками и контроля за их выполнением;

— порядок расчетов по договорам;

— базу данных, а также иные программные средства, используемые компанией для обеспечения торгового процесса;

— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента компании, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также компаний-конкурентов;

— основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность компаний по оптовой и розничной торговле продуктами питания;

— организацию работы складского хозяйства компании, методы планирования, контроля и управления складским запасом.

1.9. Критерии оценки деятельности:

— организация постоянной и бесперебойной работы отдела закупок;

— выполнение планов предприятия по марже;

— экономия расходов, растраченных в отделах;

— отсутствие негативных оценок от руководства компании и руководства коммерческой службы и необоснованных претензий со стороны структурных подразделений;

— соотношение ходовых позиций товаров и неходовых (оптимизация ассортимента);

— соблюдение бюджета закупок;

— выполнение плана, определяющего экономию затрат на покупку и хранение товара;

— постановка эффективной закупочной политики компании.

II. Функции

На начальника отдела закупок возлагаются следующие функции:

2.1. Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на приобретаемую продукцию.

2.2. Организация и руководство закупками по всему ассортименту товара, представленного компанией.

2.3. Обеспечение выполнения целевых показателей по марже, при сохранении конкурентоспособности выходных цен компании.

2.4. Формирует ассортимент.

2.5. Устанавливает объемы закупок.

2.6. Принимает участие в ценообразовании.

III. Должностные обязанности

Начальник отдела закупок исполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Осуществляет руководство работой отдела закупок, поддерживая хорошие рабочие взаимоотношения среди сотрудников.

3.2. Осуществляет распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.

3.3. Выполняет поручения по работе, исходящие от руководства компании.

3.4. Выполняет операции по закупке товаров, а именно:

— определяет порядок и процедуру закупки продуктов питания, критерии и нормы проведения сделок по закупке;

— определяет и согласовывает порядок расчетов с поставщиками.

3.5. Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем отделе (базы данных, договора, доверенности и т.д.).

3.6. Осуществляет контроль над складскими запасами по всем ассортиментным группам.

3.7. Оптимизирует закупочную политику (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе), учитывая изменения покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов.

3.8. Проводит изучение маркетинговой информации, коммерческих предложений и рекламных материалов с целью выявления устойчивого спроса на новые группы продуктов и/или изменения спроса на продукты из существующего ассортимента компании.

3.9. Систематически анализирует статистику по товарным группам и отдельным товарным позициям, определяет прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, по итогам анализа обеспечивает корректировку закупочной политики.

3.10. Осуществляет организацию взаимодействия своего отдела с остальными отделами коммерческой службы, службы генерального, финансового и исполнительного директоров.

3.11. Принимает решения о необходимых компании изменениях условий работы с конкретными поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее).

3.12. Принимает решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении.

3.13. Согласует свои решения, если это необходимо с коммерческим директором.

3.14. Взаимодействуя с финансовой службой, организует взаиморасчеты с поставщиками, контролирует состояние кредиторской задолженности компании, возникшей в связи с закупками товара.

3.15. Готовит формы отчетности и сметы, которые установлены для отдела.

3.16. Контролирует правильность сведений в отчетностях и сметах, подтверждает (визирует) их достоверность, следит за исполнением смет.

3.17. Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации компании с другими предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.

3.18. Осуществляет контроль за предоставлением компании наиболее выгодных и благоприятных условий оплаты.

3.19. Рассматривает и, исходя из экономических интересов компании, утверждает предложения менеджеров отдела, по закупке закрепленных за ними товарных позиций.

3.20. Осуществляет разработку вместе с финансовой службой еженедельного графика выплат поставщикам компании, вместе ведут учет затрат компании на закупку продуктов питания, регулирует затраты в пределах выделенного лимита (бюджета закупки).

3.21. Регулярно готовит альтернативные варианты менее затратных и более прибыльных закупок.

3.22. Организует претензионную работу с производителями и поставщиками, если ими нарушены договорные обязательства, контролирует проведение расчетов по этим претензиям, согласовывает с ними изменения условий заключенных договоров.

3.23. Обеспечивает своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками отдела издаваемых на компании распоряжений, приказов, инструкций и т.д., а так же обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками отдела.

3.24. Занимается разработкой предложений по совершенствованию организационной и кадровой структуры отдела, а так же разрабатывает мероприятия по профессиональному развитию сотрудников и повышению их мотивации.

IV. Права

Начальник отдела закупок имеет право:

3.1. Обращаться к руководству компании с предложениями по улучшению деятельности отдела закупок.

3.2. Обращаться к коммерческому директору с представлениями:

— о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок;

— о поощрении или наложении взысканий на работников.

3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.4. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений компании.

3.5. Действовать от лица компании, представлять интересы компании во взаимоотношениях с другими организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок.

3.6. Обращаться лично или по поручению руководства компании к руководителям подразделений и специалистам с запросами о предоставлении информации и документов, которые необходимы для исполнения своих должностных обязанностей.

3.7. Знакомиться с проектами решений руководства компании, которые касаются закупок и сбыта продукции.

V. Ответственность

Начальник отдела закупок несет ответственность:

5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.

5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.

5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.

5.4. В случае допущения ошибок в процессе организации закупок, которые привели к низким показателям реализации товара, в пределах переменной части заработной платы.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.20__г.

Источник