Должностная инструкция по специальности «Руководитель проектов»
Вы можете скачать должностную инструкцию руководителя проектов бесплатно. Должностные обязанности руководителя проектов
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
РУКОВОДИТЕЛЯ ПРОЕКТОВ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящаядолжностная инструкция определяет права, должностные обязанности и ответственность руководителя проектов_____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2.Руководитель проектов находится в подчинении у руководителя управления инноваций и развития.
2. Должностные обязанности
Руководитель проектов обязан:
2.1.Определять состав работ, необходимых для проработки и внедрения проекта.
2.2.Определять и документировать зависимости между работами.
2.3.Оценивать продолжительность работ, составлять критический путь.
2.4.Определять устав, цели, задачи и результат проекта.
2.5.Продумывать и составлять план по подготовке и внедрению нового проекта, определять контрольные точки.
2.6.Определять количество времени необходимого для осуществления проекта.
2.7.Определять количество и оценивает стоимость ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта.
2.8.Прописывать цепочку взаимосвязей между участниками команды проекта.
2.9.Продумывать систему мотивации команды проекта.
2.10.Организовать собрания команды проекта.
2.11.Анализировать возможное влияние отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом.
2.12.Принимать участие в разработке детального бизнес-плана.
2.13.Оценивать стоимость и определять бюджет проекта.
2.14.Выбирать команду проекта.
2.15.Определятьпрофессиональные навыки, необходимые участникам команды проекта.
2.16.Определять ответственные Управления и ответственные лица, которые будут участвовать в процессах проработки и внедрения проекта.
2.17.Контролировать подготовку необходимой документации для внедрения нового проекта.
2.18.Обеспечивать своевременные сбор, накопление, распространение, хранение и последующее использование информации проекта.
2.19.Контролировать соблюдение сроков процессов проработки и внедрения.
2.20.Контролирует изменения бюджета проекта.
2.21.Отслеживать отклонения от плана, вносит корректировки в план и согласует его со всеми участниками проекта.
2.22.Координировать предоставление нужной информации в обусловленные сроки всем участникам проекта.
2.23.Контролировать и отслеживать мероприятия по проработке и внедрению и при необходимости корректирует данные процессы.
3. Административная работа
3.1.Кадровая работа: подбор команды проекта, мотивация команды проекта, совместно с Управлением персонал-технологий.
3.2.Бюджетирование: разрабатывает и контролирует бюджеты проектов
3.3.Планирование: ежедневно, еженедельно, ежемесячно
3.4.Отчетность: еженедельно, ежемесячно
3.5.Разработка документов: Планы, отчеты.
3.6.Поддерживает в актуальном состоянии сведения, базы данных: нет
4. Права
4.1.Выбор партнеров: команда проекта, эксперты по вопросам проекта
4.2.Визирование документов: нет
4.3.Финансовые: в рамках бюджета Управления инноваций и развития.
5. Документация, регламентирующая работу
5.1.Внешние документы: Законодательные и нормативные акты, стандарты по управлению проектами.
5.2.Внутренние документы: Положения Компании, Положение об Управлении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка, Стандарты создания новых продуктов.
6. Критерии оценки эффективности труда
6.1.Выполнение по качеству мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.
6.2.Выполнение по срокам мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.
6.3.Удовлетворенность внутренних заказчиков.
6.4.Удовлетворенность внешних заказчиков.
6.5.Выполнение бюджетных планов.
6.6.Выполнение по объему мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.
6.7.Достижение поставленных целей и задач по проектам.
7. Взаимодействие, обмен информацией
Взаимодействия и обмен информацией описан и регламентируется Стандартами создания новых продуктов.
8. Требования к квалификации
8.1.Навыки: работы на ПК (пакет MSOffice, Internet)
8.2.Образование: высшее экономическое
8.3.Специальное обучение, допуски: знание MSProjectили MSCentral
8.4.Опыт работы: на руководящей должности не менее 3-х лет
8.5.Профессиональные знания:
-управление временем;
-навыки ведения переговоров;
-принципы обработки информации;
-стандарты и методологии проектного подхода;
-менеджмент.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Руководитель проектного офиса – это ключевая должность в компании, ответственная за эффективное управление проектами и достижение поставленных целей. Он выполняет ряд важных функций, которые включают контроль и координацию проектной деятельности, разработку и внедрение методологий, анализ и улучшение процессов, а также решение конфликтных ситуаций. В данной статье рассмотрим основные функции руководителя проектного офиса на конкретных примерах из практики.
Необходимые качества руководителя проекта
1. Лидерство
Руководитель проекта должен обладать лидерскими качествами, уметь вдохновлять и мотивировать команду. Он должен знать, как объединить людей вокруг общей цели и поддерживать их в трудных ситуациях.
2. Организационные навыки
Успешное выполнение проекта требует хорошей организации работы. Руководитель должен уметь планировать, распределять ресурсы, определять сроки выполнения задач и контролировать их выполнение.
3. Коммуникативные навыки
Руководитель проекта должен быть отличным коммуникатором. Он должен уметь четко и ясно выражать свои мысли, слушать других участников проекта и уметь преодолевать конфликты и разногласия.
4. Аналитическое мышление
Руководитель проекта должен обладать аналитическим мышлением и уметь анализировать сложные ситуации. Он должен уметь видеть причинно-следственные связи, прогнозировать возможные риски и принимать взвешенные решения.
5. Гибкость и адаптивность
Руководитель проекта должен быть гибким и адаптивным. Он должен уметь быстро адаптироваться к изменениям внешних условий, изменять планы и стратегии, реагировать на неожиданности и принимать нестандартные решения.
6. Управление рисками
Руководитель проекта должен уметь управлять рисками. Он должен быть предусматрительным, способным выявить и оценить потенциальные риски и разработать стратегии и планы по их управлению.
7. Фокус на результат
Руководитель проекта должен быть ориентирован на достижение результата. Он должен постоянно следить за целями проекта и участниками команды, контролировать прогресс и принимать меры для достижения поставленных задач.
Все эти качества являются необходимыми для успешного управления проектом. Однако руководитель проекта всегда может развивать и улучшать свои навыки, чтобы стать еще более эффективным в своей работе.
Функции руководителя проектного офиса в зависимости от стадии проекта
На разных стадиях жизненного цикла проекта руководитель проектного офиса выполняет разные функции. Рассмотрим основные функции руководителя проектного офиса в зависимости от стадии проекта:
1. Функции на стадии инициации
- Определение целей и задач проекта: руководитель проектного офиса устанавливает основные цели и задачи проекта, определяет его область деятельности.
- Анализ потенциальных рисков: проводит анализ возможных рисков, которые могут повлиять на достижение целей проекта.
- Составление бизнес-плана: разрабатывает бизнес-план проекта, включающий оценку его экономической эффективности и развернутое описание всех этапов работы.
2. Функции на стадии планирования
- Разработка графика выполнения работ: создает график выполнения работ по проекту, определяет последовательность и сроки выполнения каждого этапа.
- Определение ресурсов: определяет необходимые ресурсы для реализации проекта, такие как финансы, персонал, оборудование.
- Управление бюджетом проекта: контролирует расходы по проекту и взаимодействует с отделом финансов для управления бюджетом.
3. Функции на стадии выполнения
- Контроль выполнения работ: осуществляет контроль за выполнением работ в соответствии с графиком, устанавливает регулярные отчеты о ходе проекта.
- Управление командой проекта: формирует и управляет командой, определяет роли и ответственность каждого участника проекта.
- Решение проблем и конфликтов: разрешает возникающие проблемы и конфликты, принимает необходимые меры для продолжения работы.
4. Функции на стадии закрытия
- Оценка результатов: проводит оценку результатов проекта и сравнивает их с поставленными целями и задачами.
- Документирование проекта: готовит документацию по проекту, включая отчеты о выполнении работ и полученных результатах.
- Проведение анализа изучения опыта: проводит анализ успешных и неуспешных моментов проекта, извлекает уроки для будущих проектов.
Руководитель проектного офиса выполняет эти и другие функции на разных стадиях проекта, обеспечивая его успешную реализацию и достижение поставленных целей.
Стадия инициации проекта
Основные этапы стадии инициации проекта:
- Определение потребностей и целей проекта. В данном этапе определяются основные потребности и цели проекта. Проводится анализ текущей ситуации и выявляются необходимые изменения.
- Составление бизнес-плана проекта. На этом этапе разрабатывается бизнес-план проекта, включающий в себя описание проекта, планы по реализации, расчеты стоимости, планы по управлению рисками и другие необходимые документы.
- Составление предварительного плана проекта. На этом этапе составляется предварительный план проекта, включающий описание этапов, сроки и ресурсы, необходимые для реализации проекта.
- Оценка рисков и возможностей проекта. В этом этапе проводится анализ рисков и возможностей проекта. Определяются потенциальные проблемы и искомые выгоды проекта.
- Формирование команды проекта. На этом этапе формируется команда проекта. Определяются роли и ответственности участников, проводится анализ необходимых навыков и опыта для успешной реализации проекта.
Результаты стадии инициации проекта:
- Определение целей и задач проекта.
- Разработка бизнес-плана проекта.
- Составление предварительного плана проекта.
- Анализ рисков и возможностей проекта.
- Сформированная команда проекта.
Стадия инициации проекта является основой успешного выполнения проекта. На этой стадии определяются ключевые элементы проекта и формируется команда, которая будет отвечать за его реализацию.
Должностная инструкция руководителя проектного офиса
Должностная инструкция руководителя проектного офиса определяет основные функции и обязанности данной должности, а также описание ключевых задач и ответственности.
1. Общие положения
- Утверждение стратегии развития проектного офиса;
- Разработка и внедрение проектных методологий и стандартов;
- Координация работы подразделений проектного офиса;
- Обеспечение эффективного взаимодействия с внутренними и внешними стейкхолдерами;
- Управление бюджетом проектного офиса;
- Анализ результатов проектов и предоставление руководству отчетности о ходе и результатах проектов;
- Поддержание и развитие навыков и компетенций сотрудников проектного офиса.
2. Менеджмент проектов
- Определение приоритетов и выбор портфеля проектов;
- Планирование и контроль выполнения проектов;
- Управление рисками в проектах;
- Мониторинг и управление областями знаний проектного менеджмента;
- Оценка и выбор проектных команд;
- Организация процесса участия в проектах (инициирование, планирование, выполнение, контроль и закрытие);
- Контроль качества проектов и соответствия их целям и требованиям;
3. Коммуникации и сотрудничество
- Установление связей с клиентами, партнерами и другими заинтересованными сторонами;
- Обеспечение эффективной коммуникации внутри проектного офиса;
- Повышение осведомленности о проектах и достижениях проектного офиса;
- Организация совместной работы с представителями других подразделений;
- Управление конфликтами и разрешение проблем.
4. Управление ресурсами
- Планирование и управление бюджетом проектного офиса;
- Определение необходимого состава персонала и набор проектных команд;
- Управление процессом подбора и аттестации руководителей проектов;
- Проведение оценки эффективности работы сотрудников;
- Поддержание и развитие навыков и компетенций сотрудников проектного офиса;
- Планирование и организация обучения и тренингов для сотрудников проектного офиса.
5. Развитие проектного офиса
- Разработка и внедрение процедур и инструментов проектного офиса;
- Оценка и анализ результативности проектного офиса;
- Участие в процессе улучшения проектной деятельности;
- Поиск и внедрение инновационных подходов и технологий в управлении проектами;
- Повышение видимости и репутации проектного офиса;
- Создание и поддержка партнерских отношений в сфере проектного управления;
- Участие в развитии профессионального сообщества проектных менеджеров.
Должностная инструкция руководителя проектного офиса является основным руководством, которое определяет обязанности, ответственность и ожидаемые результаты работы данной должности. Проведение эффективного управления проектами и развития проектного офиса обеспечивает достижение поставленных целей и успех в реализации проектов компании.
Функции проектного офиса
Проектный офис выполняет ряд важных функций, которые помогают обеспечить эффективное управление проектами в организации. Рассмотрим основные из них:
Управление проектной деятельностью
Координация работ – проектный офис отвечает за координацию и синхронизацию деятельности различных проектных команд. Он осуществляет контроль за выполнением задач, своевременностью достижения этапов проекта и выявляет возможные риски и проблемы. Координация работ позволяет снизить дублирование и конфликты в проектной деятельности.
Стандартизация процессов – проектный офис разрабатывает и внедряет стандарты и методологии управления проектами. Это позволяет создать единые знания и подходы к проектам в организации, улучшить качество и результативность работы.
Обучение и развитие – проектный офис осуществляет обучение сотрудников в области управления проектами. Он организует тренинги, семинары и консультации, чтобы повысить квалификацию и компетенции в проектной области.
Поддержка принятия решений
Анализ данных – проектный офис собирает и анализирует данные по разным проектам. Это позволяет выявить тренды, проблемы и риски, а также принять решения на основе объективных фактов.
Планирование и контроль – проектный офис помогает в разработке планов проектов и контролирует их выполнение. Он отслеживает прогресс проектов, своевременность достижения целей и устанавливает механизмы контроля исполнения.
Поддержка руководства – проектный офис предоставляет руководству информацию о текущих и планируемых проектах. Это позволяет принимать обоснованные решения и эффективно распределять ресурсы организации.
Улучшение коммуникации
Обмен знаниями – проектный офис осуществляет обмен знаниями и опытом между проектными командами. Он создает платформы для общения и обучения, где сотрудники могут делиться своими знаниями и учиться на примерах успешных проектов.
Связь с заинтересованными сторонами – проектный офис поддерживает коммуникацию с заинтересованными сторонами проектов, такими как заказчики, партнеры и другие внутренние отделы. Это способствует пониманию и учету их требований и ожиданий.
Управление ресурсами
Планирование ресурсов – проектный офис занимается планированием и управлением ресурсами, необходимыми для выполнения проектов. Он определяет требования к персоналу, бюджету, оборудованию и другим ресурсам, чтобы обеспечить эффективное использование ресурсов организации.
Анализ эффективности – проектный офис проводит анализ эффективности проектов и их влияния на бизнес-процессы организации. Это позволяет оптимизировать расходы, улучшить использование ресурсов и повысить эффективность работы.
Функции проектного офиса ориентированы на поддержку успешной реализации проектов и создание условий для развития проектной культуры в организации. Они помогают управлять ресурсами, снижать риски, повышать качество и достигать результата в проектной деятельности.
Особенности составления Документа инициализации проекта (ДИ)
Основные особенности составления ДИ:
- Четкое определение целей и задач проекта. В ДИ необходимо детально описать, какие результаты должны быть достигнуты в результате работы проекта, а также какие конкретные задачи должны быть выполнены.
- Описание потенциальной выгоды и рисков. Документ должен содержать анализ ожидаемой выгоды от проекта, а также риски, которые могут возникнуть в процессе его реализации.
- Определение ресурсов проекта. В ДИ необходимо указать необходимые для реализации проекта ресурсы — людские, финансовые, технические и т.д.
- Описание этапов и сроков реализации проекта. Документ должен содержать план действий — последовательность этапов работы и предполагаемые сроки их выполнения.
- Установление механизмов контроля и оценки результатов. Должны быть определены критерии контроля и оценки продвижения проекта, а также отчетность о его результатах.
Пример таблицы:
| Элемент ДИ | Описание |
|---|---|
| Цели и задачи проекта | Определение конкретных целей и задач, которые должны быть достигнуты в результате работы проекта |
| Выгода и риски | Описание ожидаемой выгоды от проекта и риски, связанные с его реализацией |
| Ресурсы проекта | Определение необходимых для реализации проекта ресурсов — людских, финансовых, технических и т.д. |
| Этапы и сроки реализации | План действий — последовательность этапов работы и предполагаемые сроки их выполнения |
| Контроль и оценка | Определение критериев контроля и оценки продвижения проекта, а также отчетности о его результатах |
Составление Документа инициализации проекта является важным этапом планирования проекта. Он позволяет четко определить цели и задачи проекта, оценить потенциальные риски и выгоду, определить необходимые ресурсы и разработать план действий. В результате правильного составления ДИ можно повысить эффективность работы проектного коллектива и минимизировать риски в процессе реализации проекта.
Корректировка и визирование инструкции
Шаги корректировки и визирования инструкции:
- Анализ инструкции:
- Оцените актуальность инструкции и ее соответствие стратегическим целям организации.
- Выявите возможные противоречия или неясности в инструкции, которые могут привести к неправильному выполнению процессов.
- Изучите отзывы и предложения сотрудников, чтобы понять, какие изменения и дополнения могут быть необходимы.
- Редактирование инструкции:
- Уточните формат и структуру инструкции, чтобы она была понятной и легкой в использовании.
- Удалите или исправьте ошибки и неактуальную информацию в инструкции.
- Добавьте новые разделы или пункты для учета изменений в процессах организации.
- Утверждение инструкции:
- Проконсультируйтесь с руководством организации и заинтересованными сторонами для получения подтверждения и рекомендаций.
- Проведите внутреннее согласование с отделами, которые будут задействованы в выполнении инструкции.
- Внесите необходимые изменения и дополнения в инструкцию на основе обратной связи.
- Получите подписи и визы ответственных лиц для формального утверждения инструкции.
Корректировка и визирование инструкции являются важным шагом для обеспечения актуальности и эффективности процессов в организации. Руководитель проектного офиса несет ответственность за обновление и утверждение инструкции, чтобы обеспечить согласованность действий сотрудников и достижение поставленных целей компании.
Стадия завершения проекта
Контроль выполнения проекта
Одной из основных функций руководителя проекта на стадии завершения является контроль выполнения всех задач и этапов, определенных в плане проекта. Важно убедиться, что все работы выполнены в срок, соответствуют требованиям заказчика и удовлетворяют ожиданиям. Руководитель проекта должен провести финальный аудит и оценить результаты.
Оценка достижения целей проекта
| Цель проекта | Оценка достижения |
|---|---|
| Увеличение продаж | Цель достигнута на 120% |
| Снижение затрат | Цель достигнута на 80% |
| Внедрение новой системы | Цель достигнута на 100% |
Закрытие проекта
После того, как все работы выполнены и цели достигнуты, необходимо провести процесс закрытия проекта. На этом этапе руководитель проекта должен принять решение о формальном завершении проекта, подготовить заключительный отчет и провести совещание с командой. Также важно провести оценку проекта в целом и выделить ключевые уроки и рекомендации для будущих проектов.
Освобождение ресурсов
По завершении проекта, руководитель должен освободить ресурсы, используемые для его выполнения. Это может включать в себя сокращение или перераспределение сотрудников, отключение оборудования или передачу его на другие проекты. Важно обеспечить оптимальное использование ресурсов и минимизацию издержек.
Что такое PMO в управлении проектами?
Функции PMO в управлении проектами:
- Разработка и соблюдение стандартов и методологий проектного управления: PMO определяет и внедряет стандарты и процессы управления проектами в организации, что способствует эффективному выполнению проектных задач.
- Управление портфелем проектов: PMO выполняет функцию отбора и приоритезации проектов, а также их контроля и координации.
- Планирование и отчетность: PMO разрабатывает и контролирует планы проектов, а также предоставляет сводные отчеты о статусе реализации проектов для руководства организации.
- Мониторинг и контроль: PMO осуществляет непрерывный мониторинг процессов и выполнения проектов, проводит анализ рисков и предлагает меры по их снижению.
- Обучение и развитие: PMO проводит обучение и поддержку сотрудников организации в области управления проектами, а также разрабатывает и внедряет методики и инструменты для улучшения проектной деятельности.
Роль PMO в организации:
PMO является организационной единицей, которая предоставляет стратегическую и операционную поддержку в управлении проектами. Роль PMO включает:
| Роль PMO | Описание |
|---|---|
| Стратегическая роль | PMO помогает выстраивать стратегическое направление организации через правильное планирование и реализацию проектов. |
| Роль консультанта | PMO консультирует руководство организации в вопросах выбора и реализации проектов, предоставляет экспертную поддержку. |
| Роль координатора | PMO координирует работу между проектными командами, отделами и заинтересованными сторонами. |
| Роль контролера | PMO осуществляет контроль над выполнением проектных задач, соблюдением сроков и бюджета. |
PMO снижает риски и повышает эффективность проектов, повышает уровень коммуникации между различными участниками проектов и сотрудниками организации в целом. PMO является ключевым звеном в управлении проектами и важным элементом успеха организации в достижении своих стратегических и тактических целей.
Показатели результативности проект-менеджера
Работа проект-менеджера важна для успешного выполнения проектов в организации. Он обладает определенными навыками и компетенциями, которые помогают ему достигать поставленных целей. Ниже приведены основные показатели результативности проект-менеджера.
1. Соблюдение сроков
Одним из главных показателей результативности проект-менеджера является его способность соблюдать установленные сроки выполнения задач. Он должен быть организованным и уметь эффективно планировать время, чтобы все работы были выполнены в срок.
2. Качество работы
Важным показателем результативности проект-менеджера является качество работы, которое он предоставляет. Он должен стремиться к достижению высоких стандартов и удовлетворения потребностей заказчика. Он должен проверять и контролировать работу команды, чтобы убедиться в ее соответствии требованиям и ожиданиям.
3. Бюджет
Эффективное управление бюджетом является важным показателем результативности проект-менеджера. Он должен быть в состоянии планировать и контролировать расходы, чтобы проект не превышал ограничений бюджета. Он также должен уметь оптимизировать затраты и искать варианты снижения издержек, не ухудшая качество работы.
4. Коммуникация и сотрудничество
Успешный проект-менеджер должен обладать навыками коммуникации и уметь эффективно взаимодействовать с различными заинтересованными сторонами, включая команду проекта, заказчиков, руководство и другие отделы в организации. Показателем его результативности в этом направлении является способность устанавливать хорошие отношения и разрешать конфликты.
5. Инновации и улучшения
Хороший проект-менеджер должен быть проактивным и постоянно стремиться к поиску новых и улучшенных способов работы. Он должен применять инновационные методы и техники, которые могут улучшить эффективность проекта. Показателем его результативности в этом аспекте является способность внедрять новые идеи и достигать значимых результатов.
| Показатель результативности | Описание |
|---|---|
| Соблюдение сроков | Проект-менеджер способен выполнить задачи в установленные сроки. |
| Качество работы | Проект-менеджер обеспечивает выполнение работы на высоком уровне качества. |
| Бюджет | Проект-менеджер управляет бюджетом проекта и контролирует затраты. |
| Коммуникация и сотрудничество | Проект-менеджер эффективно взаимодействует с заинтересованными сторонами и разрешает конфликты. |
| Инновации и улучшения | Проект-менеджер ищет новые способы работы и внедряет инновационные методы. |
Руководящая роль проектного офиса
Ключевые функции руководителя проектного офиса:
- Управление работой проектных команд: руководитель проектного офиса отвечает за назначение и составление проектных команд, а также за их организацию и координацию.
- Планирование и контроль проектов: руководитель проектного офиса разрабатывает планы проектов, определяет стратегии выполнения задач, а также контролирует их реализацию и достижение поставленных результатов.
- Управление ресурсами: руководитель проектного офиса оптимизирует использование ресурсов, таких как финансы, время и персонал, для эффективного выполнения проектов.
- Риск-менеджмент: руководитель проектного офиса анализирует и управляет рисками, связанными с проектами, разрабатывает планы по снижению рисков и принимает меры по их предотвращению.
- Установление коммуникационных каналов: руководитель проектного офиса создает эффективные коммуникационные каналы между участниками проектов, чтобы обеспечить своевременную и правильную передачу информации.
Преимущества руководящей роли проектного офиса:
- Улучшение планирования и управления проектами;
- Повышение эффективности использования ресурсов;
- Сокращение времени выполнения проектов;
- Снижение рисков и улучшение качества выполнения проектов;
- Установление эффективной коммуникации между участниками проектов;
- Обеспечение прозрачности и ответственности при выполнении проектов.
В целом, руководящая роль проектного офиса играет важную роль в управлении проектами в организации, обеспечивая их успешное выполнение и достижение поставленных целей.
Области компетенций PMO
1. Поддержка стратегического управления проектами
PMO помогает организации выполнять свою стратегию путем определения и приведения в жизнь стратегических целей проектов. Он обеспечивает связь между исполнительным уровнем компании и проектными командами, помогая сориентироваться на приоритетные проекты и оптимально распределить ресурсы.
2. Управление проектным портфелем
PMO занимается управлением проектным портфелем, осуществляя отбор и оценку проектов, а также контролируя их выполнение. Он определяет критерии и методологию для оценки и выбора проектов, а также оценивает их реализацию и достижение поставленных целей.
3. Методологии и стандарты управления проектами
PMO разрабатывает и внедряет стандарты и методологии управления проектами в организации. Он создает единые правила и процессы, которые позволяют эффективно управлять проектами, а также обеспечивает их соблюдение всеми участниками.
4. Обеспечение ресурсами и управление рисками
PMO занимается планированием и управлением ресурсами, необходимыми для реализации проектов. Он также анализирует и управляет рисками, связанными с проектами, разрабатывая стратегии предотвращения и управления рисками.
5. Управление коммуникациями и отчетностью
PMO обеспечивает эффективное взаимодействие между участниками проектов путем управления коммуникациями. Он также разрабатывает и обеспечивает своевременную подготовку отчетов о выполнении проектов для руководства и заинтересованных сторон.
6. Поддержка проектных команд
PMO предоставляет поддержку и консультации проектным командам по вопросам управления проектами. Он предоставляет необходимые ресурсы, инструменты и методы, а также проводит тренинги и обучение для развития навыков участников проектов.
Общие функции руководителя проекта
Руководитель проекта играет ключевую роль в успешной реализации проектов. Он отвечает за планирование, управление и контроль выполнения проекта. Общие функции руководителя проекта включают:
1. Планирование и организация
Руководитель проекта разрабатывает детальный план действий, определяет цели и задачи проекта, а также ресурсы, необходимые для его реализации. Он организует команду проекта, распределяет роли и ответственность между участниками проекта.
2. Управление выполнением проекта
Руководитель проекта следит за выполнением работ в соответствии с планом проекта. Он регулярно обновляет план, принимает решения о распределении ресурсов, контролирует сроки выполнения задач и обеспечивает своевременное выполнение проекта.
3. Коммуникация и согласование
Руководитель проекта поддерживает постоянную коммуникацию с участниками проекта и заинтересованными сторонами. Он осуществляет согласование планов, принимает во внимание мнения и предложения участников проекта, решает конфликты и препятствия на пути выполнения проекта.
4. Риск-менеджмент
Руководитель проекта анализирует и оценивает риски, связанные с реализацией проекта, и разрабатывает стратегии для их предотвращения или снижения. Он принимает меры по минимизации негативных последствий рисков и готовит альтернативные планы действий в случае их реализации.
5. Мониторинг и контроль
Руководитель проекта систематически отслеживает прогресс выполнения проекта и сравнивает его с планом. Он проводит регулярные анализы и отчеты о статусе проекта, определяет проблемные области и предлагает меры для их решения. Он также контролирует бюджет проекта и расходы на ресурсы.
6. Завершение и оценка проекта
Руководитель проекта отвечает за заключительный этап проекта. Он контролирует выполнение финальных задач, проводит оценку результатов проекта и обеспечивает его успешное завершение. Он также проводит анализ проекта и выделяет уроки, которые можно извлечь и применить на будущих проектах.
Dat, donat, dedĭcat
Некоторые прожекты разочаровываются в профессии и мутируют в кого-то, вроде тимлидов. Кто-то хочет определять не «как», а «что» и мутирует в продакта. Но есть люди, выбравшие менеджерский путь и желающие пройти его в основном направлении, в конце которого — должность руководителя проектного офиса. Дальше уже только топ-менеджмент.
Давайте разбираться, кто такой руководитель проектного офиса, как он руководит и с какими целями, но для начала вы можете прочесть статью о том, что же такое вообще, проектный офис.
Кто такой руководитель проектного офиса
Это руководитель, который определяет стратегию компании по управлению проектами и является функциональным руководителей менеджеров проектов, либо (в более крупных проектных офисах) портфелей и программ. Всего под контролем этого руководителя может быть до нескольких сотен проектов. Иногда проектный офис делает только один портфель проектов и этот самый портфолио-менеджер одновременно является руководителем проектного офиса.
Обязанности руководителя проектного офиса
- Выбор готовых или выработка гибридных методологий управления проектами, разработка корпоративных стандартов ведения проектов.
- Кадровая работа. Наём новых руководителей проектов.
- Определение KPI для проектов, создание системы KPI для руководителей проектов.
- Систематизация разрозненных проектов, над которыми работает компания, объединение их в портфели и программы.
- Выбор и внедрение инструментов управления проектами. Сюда относятся всевозможные таск-менеджеры, рисовалки гантов, канбан-доски.
- Выработка ролевой системы проектного офиса. Какие будут должности, кто за что будет отвечать.
- Выстраивание системы коммуникаций пиэмов с внешними или внутренними заказчиками и упорядочивание этих коммуникаций. Квинтессенция пиэмов перед заказчиками, квинтэссенция заказчиков перед пиэмами.
- Мониторинг состояния дел на проектах, принятие оперативных решений, если такие необходимы.
- Верхнеуровневый риск-менеджмент, помощь пиэмам с контролем ключевых проектных рисков.
- Менторинг пиэмов.
Требования к руководителю проектного офиса
Позиция, хоть и не является С-левел, требует довольно широкого круга навыков и компетенций.
- Опыт управления проектами разного типа и объёма. Чем больше повидал кандидат в бытность рядовым пиэмом, тем лучше. У лучших кандидатов в портфолио есть и десктопный софт, и веб-приложения, и обычные сайты-лендинги-визитки, и андроид-айос, и телеграм-боты. Даже если у компании есть узкая специализация, чем эрудированнее и насмотреннее кандидат, тем лучше.
- Опыт управления портфелем проектов. Если у кандидата есть опыт руководства руководителями и управления хотя бы минимальным портфелем проектов, его можно рассматривать.
- Хорошие теоретические знания различных проектных методологий, методик, фреймворков. Кандидатский минимум — скрам-канбан-ватерфол. Желательно знать и менее распространённые и даже экзотические.
- Работа с KPI. Так как офис проектный, а не продуктовый и мы говорим не о хед оф продакт, требования предъявляются, в основном, к знанию проектных метрик. Во многом, работа руководителя портфеля и проектного офиса сводится к построению системы метрик, сбора этих метрик и принятия решения на основе метрик.
- Хорошие навыки финансового планирования. От руководителя проектного офиса могут требовать разное, но почти всегда требуют маржинальности. Проекты должны приносить прибыль, проектный офис должен приносить деньги. Если не говорить о госах, конечно, это другая планета. Выстроить схему контроля маржинальности, научить пиэмов ей пользоваться так, чтобы она строила корректные отчёты. Либо, если не умеет, уметь объяснить пиэмам, как строить нужные отчёты руками и уметь свести эти отчёты в большую страшную эксельку.
- Умение проводить исследования. Например, быстро оценить несколько таск-трекинговых систем и принять аргументированное решение, какую внедрять у себя1. Решение имеет далеко идущие последствия, поэтому его нельзя принимать только на основании личных предпочтений, нужен трезвый объективный взгляд.
- Умение планировать, в том числе в долгосрок. Нужно уметь построить роадмап проектного офиса на год, а лучше дольше.
- Умение работать в условиях постоянных изменений и если необходимо, быть драйвером изменений. Как собственно инициированных, так и прилетевших от топ-менеджмента. Россию штормит, у всех всё всегда меняется, застывшие руководители никому не нужны.
- Умение коммуницировать и разруливать конфликты. Если подчинённый пиэм не может разрулить конфликт с заказчиком или командой, он пойдёт к руководителю проектного офиса с эскалацией и тот должен уметь помочь.
- Умение управлять стейкхолдерами, выстраивать с ними отношения.
- Продвинутые умения упорядочивать неопределённое и снимать неопределённость. Важнейший навык пиэма, руководитель проектного офиса должен обладать им просто на космическом уровне.
Зачем становиться руководителем проектного офиса
Я всегда говорю, что рост по грейду необязателен, можно до пенсии быть джуниор прожектом и испытывать по этому поводу никакого дискомфорта. Но если вы решите дойти до этой карьерной вехи, вы получите:
- Научитесь преобразовывать оргструктуры подразделений и вообще, освоите ремесло организационной трансформации.
- Будете востребованы на рынке труда. Среди рядовых пиэмов огромная конкуренция. Опытные руководители проектных офисов редки.
- Сможете свичнуться в соседнюю область, знания такого руководителя применимы не только в айти, но и других сферах: консалтинг, банки, телеком.
- Вы будете реально влиять на результаты работы компании. От ваших действий будет зависеть многое.
- Получите возможность выстраивать команду под себя. На рынке огромное количество безработных пиэмов, в том числе с солидным опытом, вы вольны выбрать наиболее подходящих под свой стиль управления.
- Зарплата. Если вы правильно относитесь к деньгам, к возрасту, в котором вы полностью дозреете до этой должности, деньги перестанут быть для вас проблемой, но зарабатывать 400-500 тыс. руб. в мес. на руки (с учётом премий) довольно приятно.
Какие недостатки у профессии руководителя проектного офиса
Сначала небольшая цитата:
Лирическое отступление – меня всегда умиляют объявления о поиске кандидатов с примерно такими обязательными требованиями: «Срочно требуется руководитель проекта. Обязателен опыт организации и оптимизации производства сухого молока, а также внедрение Lean 6 сигма, знание Aris, Business Studio, Visio. Опыт работы с сухим молоком серии AGV11s приветствуется, плюсом для кандидата является знание итальянского языка. Ненормированный рабочий день, корпоративный транспорт до офиса (Мытищи). Заработная плата от 90 тыс. руб. Уютный офис, кофе и печенье бесплатно».
e-xecutive.ru
- Цитата не шуточная. До сих пор есть генеральные директора, искренне убеждённые, что любой сотрудник его компании должен прям детально разбираться именно в его сорте шпингалетов. Как правило, они закрывают вакансии даже не месяцами, а годами. Вы можете попасть на собеседование к такому, это не добавит хороших эмоций.
- Недостаток ресурсов. Высшее руководство может оказаться любителями экономить буквально на всём и «резать косты». Большинство топов на вопрос: «Что вы будете делать, если мы вас наймём?», отвечает: «Делать то, что скажет генеральный директор и резать косты». Готовьтесь выбивать нормальные бюджеты.
- Отсутствие поддержки со стороны топ-менеджмента. Если не сложится «химия» с кем-то из руководства, работать будет трудно. Софты для РПО важны.
- Отсутствие понимания ценности ПМО. Если гендир внедрил проектный офис просто потому, что услышал об этом на тренинге, но глубоко в тему не погрузился, новая игрушка ему может надоесть и у вас снова начнутся проблемы.
- Когда я работал в «Девхабе», помимо функции пиэма, выполнял работу методолога и однажды предложил команде пиэмов попробовать Merlin Project в качестве инструмента для построения гантов. Оценить плюсы-минусы, может быть, он будет в работе более удобным, чем имеющийся инструмент. Получил гору непонимания и не получил поддержку у руководства. Сейчас знаю точно — так делать нельзя. Самому оценить инструменты и волевым решением внедрить самый подходящий. ↩︎
Просмотров: 314
Руководитель проектов играет важную роль в организации и управлении проектами. Он отвечает за планирование, координацию и контроль выполнения проектов, а также за достижение их целей в рамках ограничений по времени, бюджету и ресурсам. Должностная инструкция руководителя проектов предоставляет общую информацию о роли и обязанностях руководителя проектов.
Скачать образец должностной инструкции руководителя проектов
Скачать бланк должностной инструкции руководителя проектов
Должностная инструкция руководителя проектов — Образец
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность руководителя проектов.
1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается директором.
1.3. На должность руководителя проектов назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы на аналогичной должности не менее трех лет.
1.4. Руководитель проектов в своей деятельности руководствуется:
- действующими нормативно-правовыми и техническими документами по вопросам выполняемой работы;
- уставом организации, локальными нормативными актами организации;
- настоящей должностной инструкцией, трудовым договором.
1.5. Руководитель проектов должен знать:
- перспективы развития Компании и предоставляемые ею услуги или выполняемые работы;
- организацию работы с документами, оформление документации;
- организацию труда;
- правила применения средств вычислительной и организационной техники;
- культуру речи, психологию общения и корпоративную этику;
- организационную структуру предприятия;
- правила техники безопасности и противопожарной безопасности;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. Руководитель проектов подчиняется директору.
1.7. На время отсутствия руководителя проектов (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Руководитель проектов обязан:
2.1. Определять состав работ, необходимых для проработки и внедрения проекта.
2.2. Определять и документировать зависимости между работами.
2.3. Оценивать продолжительность работ, составлять критический путь.
2.4. Определять устав, цели, задачи и результат проекта.
2.5. Продумывать и составлять план по подготовке и внедрению нового проекта, определять контрольные точки.
2.6. Определять количество времени необходимого для осуществления проекта.
2.7. Определять количество и оценивает стоимость ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта.
2.8. Прописывать цепочку взаимосвязей между участниками команды проекта.
2.9. Продумывать систему мотивации команды проекта.
2.10. Организовать собрания команды проекта.
2.11. Анализировать возможное влияние отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом.
2.12. Принимать участие в разработке детального бизнес-плана.
2.13. Оценивать стоимость и определять бюджет проекта.
2.14. Выбирать команду проекта.
2.15. Определять профессиональные навыки, необходимые участникам команды проекта.
2.16. Определять ответственные Управления и ответственные лица, которые будут участвовать в процессах проработки и внедрения проекта.
2.17. Контролировать подготовку необходимой документации для внедрения нового проекта.
2.18. Обеспечивать своевременные сбор, накопление, распространение, хранение и последующее использование информации проекта.
2.19. Контролировать соблюдение сроков процессов проработки и внедрения.
2.20. Контролировать изменения бюджета проекта.
2.21. Отслеживать отклонения от плана, вносит корректировки в план и согласует его со всеми участниками проекта.
2.22. Координировать предоставление нужной информации в обусловленные сроки всем участникам проекта.
2.23. Контролировать и отслеживать мероприятия по проработке и внедрению и при необходимости корректирует данные процессы.
ПРАВА
Руководитель проектов вправе:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Привлекать с разрешения руководства работников всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Руководитель проектов несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.
Общая информация
Руководитель проектов работает под руководством вышестоящего руководителя или директора и отвечает за успешное выполнение проектов. Он участвует в планировании и организации проектов, а также осуществляет контроль и координацию работы команды проекта. Руководитель проектов является ключевым фигурантом в организационной структуре и отвечает за эффективное выполнение проектов.
Основные обязанности
— Планирование и организация проектов, включая определение целей, задач, сроков и ресурсов.
— Участие в разработке стратегии и планов развития проектов.
— Назначение и координация работы команды проекта, включая распределение задач, контроль выполнения и управление ресурсами.
— Оценка рисков и разработка стратегий и планов действий для их минимизации.
— Мониторинг выполнения проектов, включая контроль сроков, бюджета и качества работ.
— Регулярное информирование вышестоящего руководства о ходе выполнения проектов и достижении целей.
— Работа с заинтересованными сторонами, включая заказчиков, партнеров и другие отделы организации.
— Анализ и оценка выполнения проектов, выявление проблем и предложение решений для их устранения.
— Представление организации на внешних мероприятиях и взаимодействие с партнерами и клиентами.
Квалификационные требования
— Опыт работы в управлении проектами, желательно в руководящей должности.
— Знание методологий управления проектами, таких как PMBOK, PRINCE2 или Agile.
— Навыки планирования, координации и контроля выполнения проектов.
— Умение работать с большим объемом информации и принимать решения в условиях ограниченных ресурсов.
— Отличные коммуникативные навыки и способность эффективно взаимодействовать с различными уровнями персонала и внешними стейкхолдерами.
— Лидерские качества и способность мотивировать и вдохновлять команду проекта.
Ответственность
Руководитель проектов несет ответственность за успешное выполнение проектов, достижение их целей и соблюдение ограничений по времени, бюджету и ресурсам. Он также отвечает за организацию и координацию работы команды проекта, анализ и оценку выполнения проектов, а также представление организации на внешних мероприятиях и взаимодействие с заинтересованными сторонами.
В заключение, руководитель проектов играет важную роль в организации и управлении проектами. Его обязанности включают планирование, организацию и контроль выполнения проектов, управление командой проекта, анализ и оценку выполнения проектов, а также представление организации на внешних мероприятиях и взаимодействие с заинтересованными сторонами. Опыт работы в управлении проектами и знание методологий управления проектами являются необходимыми требованиями для успешного выполнения этих обязанностей.