Должностная инструкция администратора проекта в строительстве

Цель:

В отличие от услуги управления проектами, администрирование проектов  подразумевает привлечение не руководителей, а администраторов проектов .
В этом случае администратор берет на себя функции административной поддержки проекта, которые могут быть, как узкими, так и максимально широкими.

Целью услуги является повышение эффективности реализации задач организации за счет централизации.

Причины передачи администрирования проектов на аутсорсинг

Данная услуга наиболее эффективна для организаций в следующих случаях:

• штат организации имеет ограничения,
• сроки проекта сжатые,
•  найм персонала занимает значительное время,
• функции администрирования требуют разной загрузки на протяжении всего проекта (эффективнее привлекать администратора на частичную загрузку на определенный срок),
• требуется профессиональный администратор.

Функции администрирования проектов

Типовые функции администратора следующие:

• организация сбора отчетности, подготовка отчетности для руководства,
• подготовка и протоколирование совещаний,
• подготовка, рассылка и согласование проектной документации с заинтересованными сторонами,
• корректировка проектной документации по утвержденным запросам на изменения,
• ведение проектного архива,
• организация обмена информацией между участниками,
• помощь руководителю проекта в решении отдельных задач

​Вместе с тем администратор достаточно часто берет на себя более широкие функции, например:

• детальное планирование проекта,
• организация работы команды проекта,
• мониторинг и контроль выполнения задач командой,
• поддержка информационной системы проектного управления

​Варианты предоставления услуги

Администраторы выделяются вне зависимости от специфики проекта, поскольку функции администрирования едины для всех типов проектов.  
Выделяются разные уровни администраторов в соответствии с их опытом. В зависимости от уровня администратора отличается и стоимость услуги администрирования.

Услуги компании

Наша школа предоставляет профессиональных администраторов под все вышеперечисленные функции администрирования проектов.

Наша компания предлагает программы обучения:

ПОДБОР КОМАНДЫ ДЛЯ ПРОЕКТОВ
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
STARTUP ПРОЕКТОВ
ПРОЕКТНЫЙ АУДИТ
ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
СТРЕССОУСТОЙЧИВОСТЬ
УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ
УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ
ПРОЕКТНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
ЛИДЕРСТВО
УПРАВЛЕНИЕ ИНЖИНИРИНГОМ
УПРАВЛЕНИЕ СТРОИТЕЛЬСТВОМ
УПРАВЛЕНИЕ КОНФЛИКТАМИ
МОТИВАЦИЯ КОМАНДЫ

GROSS БИЗНЕС-КОНСАЛТИНГ
GROSS БИЗНЕС-АУТСОРСИНГ
GROSS БИЗНЕС-МОТИВАТОР / ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ
GROSS БИЗНЕС-КОММУНИКАТОР / ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ
GROSS БИЗНЕС-КОНСАЛТИНГ / ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ
 

О нас
ОТЗЫВЫ
ГАЛЕРЕЯ
Новости
Контакты
_________________

С  НАИЛУЧШИМИ ПОЖЕЛАНИЯМИ

И  УВАЖЕНИЕМ,

КОМАНДА GBS

Администратор проекта является правой рукой руководителя проекта в части документооборота, отчетности, а также ведения плана-графика работ. Обычно администратора проекта назначает руководитель проекта, который делегирует ему часть своих задач.

Администратор проекта – член проектной команды, обеспечивающий коммуникации в проекте и документооборот, а также техническую поддержку разработки планов и мониторинга выполнения работ в соответствии с данными планами.

Другими словами администратор проекта обеспечивает всех участников проектной команды необходимой информацией для успешного выполнения работ.

Функции и обязанности администратора проекта

В соответствии с методологией проектного управления администратор проекта выполняет следующие основные функции:

• планирование;
• организация;
• контроль;
• отчетность.

Данные функции используются на всех стадиях жизненного цикла проекта.

Картинка с сайта: pmskills.ru

Стадия инициации проекта

На стадии инициации администратор проекта совместно с руководителем проекта участвует в подготовке базовых документов, обосновывающих актуальность проекта и его реализуемость.

Базовые документы проекта – это документы, представляемые на заседание Проектного комитета для инициации проекта или прохождения очередного контрольного рубежа.

Комплект базовых документов проекта может включать:

• заявку на инициацию проекта;
• концепцию проекта;
• приказ об открытии проекта и назначении руководителя проекта;
• приказ о формировании рабочей группы проекта и назначении администратора проекта;
• устав проекта,
• бизнес-план проекта или технико-экономическое обоснование;
• жизненный цикл проекта;
• дорожную карту;
• сводный план проекта и др.

Стадия планирования

На этапе планирования администратор проекта формирует детальный план-график работ на основе сводного плана и бюджет проекта. План работ показывает структуру взаимосвязанных работ, длительность их выполнения и ответственных исполнителей. Наиболее известными инструментами календарно-сетевого планирования являются программы MS Project, Spider Project, ProjectLibre, GanttProject и др.

Также на данном этапе администратор проекта разрабатывает регламент взаимодействия участников проекта и правила информационного обмена.

Для актуализации базовых проектных документов, в т.ч. бизнес-плана или паспорта проекта, администратор проекта организует процесс подготовки и сбора исходных данных, задействовав всех участников рабочей группы и скоординировав их работу.

Стадия исполнения

На этапе исполнения главная функция администратора проекта — мониторинг и контроль хода выполнения работ согласно утвержденному плану-графику, а также исполнения бюджета.

При необходимости корректировки плана работ вследствие принятия решения со стороны руководителя проекта оформляется соответствующий документ (иногда его называют запросом на изменение). При этом могут сдвигаться сроки выполнения работ или меняться состав самих работ (исключаться, дополняться новыми).

Важно остаться внутри срока реализации проекта и утвержденных лимитов финансирования. Если это невозможно, то решение о переносе срока реализации проекта или выделении дополнительного финансирования принимается на уровне проектного комитета или заказчика проекта.

Главная задача администратора проекта на данном этапе — обеспечивать руководителя проекта актуальной и структурированной информацией, обеспечивающей возможность осуществления контроля за проектом и принятия верных решений. При возникновении отклонений необходимо своевременно информировать руководителя проекта и других участников проектной деятельности. Для этого формируются периодические отчеты, которые рассылаются всей проектной команде по направлениям работ.

В данном случае хорошим помощником руководителя проекта и администратора служит информационная система управления проектами, внедряемая в организации.

Информационная система управления проектами (ИСУП) – совокупность программно-аппаратных средств и обученного персонала, которая обеспечивает сбор, хранение, обработку и предоставление информации в области управления проектами.

Информационная система управления проектами позволяет осуществлять:

• формирование, ведение, корректировку и контроль исполнения планов проекта;
• мониторинг и контроль соблюдения сроков, бюджета и других показателей проектной деятельности;
• наполнение сайта проекта соответствующим контентом, включая описание проекта, участников, библиотеку документов по проекту и отчетность;
• взаимодействие участников проекта в едином информационном пространстве;
• своевременную актуализацию планов и проектных документов.

Стадия завершения проекта

На стадии завершения проекта администратор проекта формирует отчетные документы для заказчика проекта, дополняет базу данных проектной документацией и базу знаний с учетом возникавших проблем, способов их решения и полученных результатов. Данная информация способствует повышению качества реализуемых в дальнейшем проектов и их эффективности.

Полномочия и ответственность администратора проекта

С целью качественного и своевременного выполнения работ по проекту Администратор проекта имеет право:

• запрашивать от всех участников проекта информацию и документы, необходимые для выполнения своих работ в рамках данного проекта;
• в пределах своей компетенции сообщать руководителю проекта обо всех выявленных в процессе деятельности проблемах проекта и вносить предложения по их устранению;
• участвовать в разработке предложений по совершенствованию процессов и управления проектами в организации.

При этом администратор проекта несет ответственность за:

• своевременное информирование руководителя проекта об изменениях относительно утвержденного бюджета, сроков, содержания и качества проекта;
• предоставление достоверных сведений о ходе выполнения плана по реализации проекта;
• своевременное и качественное выполнение порученных ему руководителем проекта работ.
• своевременное формирование и актуализацию проектных документов.

Требования к администратору проекта

1. Основным требованием, предъявляемым к администратору проекта конечно является знание проектного менеджмента, а именно методологии, методов и инструментов управления проектами. Поощряется наличие соответствующих сертификатов.
2. Также при приеме на работу учитываются навыки работы с программными продуктами по планированию проектов и офисными приложениями.
3. Ну и конечно организаторские способности и высокие коммуникативные навыки.

Из хороших администраторов проекта вырастают руководители проектов с богатым опытом в области проектного управления. Поэтому данную проектную роль стоит рассматривать как определенный этап на пути развития и становления лидера.

УТВЕРЖДАЮ

(наименование должности)

(подпись) (инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Администратора

1. Общие положения

1.1. Администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Администратор должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы организации;
• структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
• правила и методы организации обслуживания посетителей;
• виды оказываемых услуг;
• основы экономики, организации труда и управления;
• основы маркетинга и организации рекламы;
• планировку и порядок оформления помещений и витрин;
• основы эстетики и социальной психологии;
• основы трудового законодательства;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Администратор в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) ;
• настоящей должностной инструкцией;

1.5. Администратор подчиняется непосредственно .

1.6. В период отсутствия администратора (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания посетителей.

2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей.

3. Должностные обязанности

Администратор исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

3.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

3.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

3.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

3.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

3.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

3.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

3.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

3.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

3.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.

4. Права

Администратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Администратор привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1.. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

1. Общие положения
1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора.
2. Администратор относится к категории специалистов.
3. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению технического директора и по согласованию с начальником отдела информации.
4. Взаимоотношения по должности:

1. Квалификационные требования администратора:

1. Документы, регламентирующие деятельность администратора

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (начальника отдела информации); Положение об отделе информации, Должностная инструкция администратора, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности администратора

Администратор:

4.1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

4.2. Осуществляет контроль за сохранностью материальных ценностей.

4.3. Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг.

4.4. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

4.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.

4.6. Осуществляет контроль за рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании.

4.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним или зданию территориях.

4.8. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.

4.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.

4.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства организации.

4.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

1. Права администратора

Администратор имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.

5.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

5.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

5.4. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя предприятия).

5.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

1. Ответственность администратора

Администратор несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы администратора

7.1. Режим работы администратора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятия.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда администратора определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

1. Заключительные положения
1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.