Датой должностной инструкции является дата ее

Пояснения эксперта:

Должностная инструкция — внутренний документ компании (а также ИП), где обозначается трудовая функция, права и обязанности работника, занимающего конкретную должность. В документе обязательно прописывают квалификационные требования, предъявляемые к должности, пределы ответственности. Всё вышеперечисленное излагается с учетом специфики деятельности предприятия, особенностей производства, организации управления персоналом и прочих факторов.

Должностная инструкция может быть разработана в качестве самостоятельного документа, а может выступать частью трудового договора.

ВАЖНО! Должностная инструкция не является обязательным документом, а потому за ее отсутствие инспекторы ГИТ или работники прокуратуры не смогут наказать компанию.

О том, в каком порядке разрабатывается и утверждается должностная инструкция, рассказывается в Готовом решении от справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ и переходите к чтению.

Разработкой инструкций обычно занимаются специалисты кадрового или юридического отдела, начальники отделов либо иные лица, на которых возложена эта обязанность. В день, когда документ сформирован, он еще недействителен, поскольку требуется утверждение руководителем организации.

Утверждение происходит путем издания соответствующего приказа о том, что документ вступает в силу. В более простых случаях это простое подписание документа с проставлением даты. С момента утверждения инструкции руководителем организации (либо индивидуальным предпринимателем) она становится тем документом, которым можно руководствоваться. Поэтому дату утверждения и принимают за дату должностной инструкции.

Ознакомление с инструкцией происходит при приеме человека на выбранную должность. Вновь принятый сотрудник проставляет подпись и дату ознакомления с документом либо на самой инструкции, либо в специальном реестре/журнале. С этого момента работник должен соблюдать все требования, предъявляемые к должности. Такое ознакомление также поможет ему сориентироваться в объеме выполняемых работ и понять, что относится к его компетенции, а что выходит за ее рамки.

Дат ознакомления с инструкцией может быть множество, ведь человек приходит на работу, затем увольняется и на его место приходит новый, который снова будет знакомиться с документом. Все эти даты ознакомления являются рабочими только для конкретных людей. Сам же документ, как мы уже отметили, действителен с даты его заверения руководством, и именно эта дата принимается за рабочую дату документа.

На нашем сайте вы можете найти образцы должностных инструкций для различных должностей. Например:

• для генерального директора ООО;
• главного бухгалтера;
• менеджера по продажам;
• специалиста по закупкам;
• юрисконсульта.

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Когда включать в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые или по году утверждения?

Ответ

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.  Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.

Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.

Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.

Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.

Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.

В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443. Сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми. Для сравнения: в уже недействующем Перечне 2010[2] типовые инструкции (регламенты) имели постоянный срок хранения, а значит, должны были быть включены в опись дел постоянного хранения.

Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:

1. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
2. Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
3. Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
4. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).

С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй варианты.

Вариант 1. Формирование должностных инструкций работников в отдельные дела

В соответствии с п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016[4] дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. В соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

В п. 4.28 Правил 2015[5^] указано, что датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов). Следовательно, индивидуальная должностная инструкция должна быть включена в опись дел по личному составу (Пример 1) в тот годовой раздел, в котором она была утверждена (в том числе распорядительным документом).

Как правило, индивидуальные инструкции сотрудников составляют новые на сотрудника (или сотрудников), а до того «должностную нагрузку» сотрудника корректируют в приказах по личному составу.  Значит, и соответствующие приказы будут формировать в составе томов приказов по личному составу.

Например, в течение 2015 года в ООО «Сибирские сети» составили и утвердили новую индивидуальную должностную инструкцию на двух специалистов административно-управленческого персонала. Эти инструкции попадут в другое дело и будут отражены в годовом разделе описи дел за 2015 год (Пример 2).

Вариант 2. Формирование должностных инструкций работника в составе его личного дела

Если в организации ведут и оформляют на длительное хранение личные дела работников, то можно формировать индивидуальную должностную инструкцию в составе личного дела работника, так как сроки хранения у этих документов одинаковые. Значит, можно включить такую индивидуальную должностную инструкцию в тот годовой раздел описи (Пример 3), в котором сотрудник был уволен, в который внесли его личное дело, содержащее индивидуальную инструкцию с возможными дополнениями и изменениями к ней.

Помните, что личные дела являются примером переходящего дела, так как в него включают документы, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации. Значит, если сотрудник был переведен на новую должность, то новая должностная инструкция также будет включена в личное дело. Это будет отображено во внутренней описи личного дела (Пример 4). Запись в годовом разделе описи будет такой же, как в Примере 3.

ПРИМЕР 4

Внутренняя опись документов личного дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 781

Вариант 3. При отсутствии в организации практики формирования личных дел – формирование должностных инструкций работников, являющихся приложениями к трудовым договорам, в составе дел с трудовыми договорами

Не все организации ведут личные дела, при этом во всех организациях накапливаются трудовые договоры.

В таком случае срок хранения должностной инструкции будет соответствовать сроку хранения трудового договора, в соответствии со ст. 435 Перечня 2019 он составляет «50/75 лет ЭПК». В описи дел по личному составу (Пример 5) это также будет отражено. 

Трудовой договор – это документ, в котором есть дата подписания (заключения договора). Эта дата должна совпадать с датой подписания индивидуальной должностной инструкции (во всяком случае, это должен быть один календарный год). Поэтому логично включать должностные инструкции с договорами в годовой раздел описи «по году» заключения договора с соблюдением хронологической последовательности трудовых договоров в деле (от раннего к позднему).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она может измениться, если вносятся изменения в сам трудовой договор. Например, заключается дополнительное соглашение. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников». В этих делах должны быть внутренние описи документов, а документы должны располагаться в деле в алфавитном или в хронологическом порядке.

Если есть дополнительные соглашения к трудовым договорам и новые должностные инструкции, то вопрос, как отражать их в годовом разделе описи, остается открытым. Сотрудник может работать в организации в течение длительного периода времени (то есть в течение нескольких календарных лет) и иметь несколько дополнительных соглашений и обновленных индивидуальных должностных инструкций, датированных разными годами. Поэтому вносить в описи трудовые договоры и дополнительные соглашения так же, как и индивидуальные должностные инструкции с изменениями в годовые разделы, соответствующие их году заключения и подписания, означает, что информация по одному работнику будет «распределена» по нескольким годовым разделам (и по нескольким делам) описи дел по личному составу. Такую опись будет очень неудобно использовать при учете дел и поиске нужной информации.

Мы не рекомендуем использовать такой вариант работы с должностными инструкциями. Считаем, что лучше учитывать их в составе личного дела работника.

Выбранный вами вариант формирования должностных инструкций необходимо закрепить в номенклатуре дел (Примеры 6, 7), так как номенклатура дел является основой для формирования документального фонда организации и предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел.

11.11.2021, 12:05

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ: ПОНЯТИЕ, РЕКВИЗИТЫ, СОДЕРЖАНИЕ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ: ПОНЯТИЕ, РЕКВИЗИТЫ, СОДЕРЖАНИЕ

Кошелева Е.А.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина
elena-kosheleva-87@mail.ru

Для каждой должности организации, учреждения, предприятия (согласно штатному расписанию) составляется должностная инструкция.

Должностная инструкция – это внутренний документ, закрепляющий трудовую функцию и перечень обязанностей, права и пределы ответственности по конкретной должности с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также квалификационные требования, предъявляемые к занятию этой должности. При этом должностная инструкция утверждается как самостоятельный документ или может быть приложением к трудовому договору.

Основной акцент делается на определение круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на определенную должностную единицу (не на какого-либо конкретного сотрудника). А поскольку должность — первичный элемент структуры управления, то должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу. В этом случае в заголовке к должностной инструкции необходимо отразить общее назначение деятельности каждого работника (к примеру — «Должностная инструкция старшего бухгалтера по расчетам заработной платы»).

Таким образом, должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие, регулирующие функции.

 Применение должностных инструкций позволяет:

1) обеспечить четкое разграничение обязанностей между работниками;

2) исключить дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ;

3) организовать взаимодействие сотрудников при выполнении сложных работ.

Также должностные инструкции помогают оценивать деятельность работников и применять к ним меры административного воздействия. Кроме того, они позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труд, принцип разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации. Ее обязательными реквизитами являются:

– наименование организации, разработавшей инструкцию (ставится в левом верхнем углу);

– наименование вида документа (реквизит располагается после реквизита наименования организации);

– дату (указывается от левого поля после наименования вида документа);

– номер (располагается на одной строке с датой);

– заголовок к тексту (пишется после наименования вида документа);

– гриф утверждения или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится (ставится в верхней правой части первого листа);

– текст;

– подписи составителей (располагаются после текста);

– печать (ставится на гриф утверждения);

– визы согласования, включая ознакомительную визу работника (ставится в нижней части).

Должностная инструкция:

— разрабатывается — руководителем структурного подразделения;

— визируется — юрисконсультом предприятия и кадровой службой;

— утверждается — руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.

Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения работник проставляет на последней странице первого экземпляра (подлинника) должностной инструкции ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, подпись, дата».

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемых работником, занимающим определенную должность, т. е. составить описание должности или рабочего места. Это позволит сформулировать требования, предъявляемые к знаниям, опыту кандидата на замещение соответствующей должности.

Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, служебное взаимодействие.

В разделе «Общие положения» устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляют нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» перечисляют основные направления деятельности работника.

В разделе «Должностные обязанности» должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.

В разделе «Права» устанавливают права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе «Ответственность» указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе «Служебное взаимодействие» определяют круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п.

Должностная инструкция составляется в трех экземплярах:

— первый экземпляр хранится в кадровой службе;

— второй — у руководителя подразделения;

— третий – у работника.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения.

Инструкция должна быть гибкой и динамичной, иметь четкую структуру, содержать понятные формулировки. При регламентированных изменениях в деятельности подразделения необходимо вносить изменения в должностные инструкции работников. При незначительных изменениях или частичном перераспределении обязанностей между работниками изменения в должностные инструкции вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации (или заместителем руководителя, если он утверждал инструкцию). Необходимость в переработке должностных инструкций и их новом утверждении возникает в случае серьезных изменений в деятельности подразделений, а также в случае накопления большого числа изменений частного характера. В связи с этим одна из задач руководителя подразделения – отслеживание изменений в деятельности организаций и их подразделений, регламентированных нормативно-правовыми актами, в целях их отражения в должностных инструкциях работников.

Составление должностной инструкции состоит из нескольких этапов:

1) подготовительный (оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг должностных обязанностей и место должности в организационной структуре, предусматривается определенный комплекс полномочий и ответственность работника);

2) разработка проекта (документ наполняется реальным содержанием, фиксируются обязанности, определяются права);

3) согласование проекта;

4) утверждение должностной инструкции;

5) ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности.

Таким образом, должностная инструкция – это внутренний документ, закрепляющий трудовую функцию и перечень обязанностей, права и пределы ответственности по конкретной должности. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а может утверждаться как самостоятельный документ. Разработка должностных инструкций обеспечивает четкое разграничение обязанностей между работниками, исключает дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ и помогает организовать взаимодействие сотрудников при выполнении сложных работ.

А может, не надо?

Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

Формальные признаки

Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:

• наименование организации — разработчика документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
• визы согласования документа;
• отметка о заверении копии документа;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.