Единого понимания, что такое «производственная инструкция», какова ее структура и что она должна содержать, нет, поэтому у многих специалистов возникают сложности при ее составлении. Попробуем разобраться в этом.
Организация, эксплуатирующая ОПО, обязана проводить подготовку и аттестацию работников в области промышленной безопасности[1]. И если с ИТР все более-менее понятно — они обязаны проходить обучение по промышленной безопасности в порядке повышения квалификации по дополнительным образовательным программам (не менее 16 часов) и аттестацию в законном порядке, то с рабочими все не так однозначно.
Работники ОПО обязаны проходить подготовку в области промышленной безопасности в соответствии с требованиями к таким работникам, установленными федеральными нормами и правилами в области промышленной безопасности[2] (далее — ФНП). Формы указанной подготовки определяются организацией, эксплуатирующей ОПО. Производственная инструкция (далее — ПИ) является одним из инструментов такой подготовки.
При этом ФНП не раскрывают понятие ПИ, не устанавливают требования к ее содержанию. В некоторых ФНП указывается, что на ОПО должны быть инструкции с другим названием, например технологические инструкции, рабочие инструкции или технологические регламенты. Единого понимания, что такое «производственная инструкция», какова ее структура и что она должна содержать, нет, поэтому у многих специалистов возникают сложности при ее составлении. Попробуем разобраться с этими вопросами.
Что такое «производственная инструкция»?
Двоякое применение термина
Термин «производственная инструкция» на практике имеет двоякое толкование.
В кадровом деле этот термин употребляют наряду с термином «должностная инструкция», только применительно к профессиям рабочих. Согласно письму Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ «для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, следует составлять и утверждать должностные инструкции, а для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные (по профессии) инструкции».
Роструд исходит из того, что указанные инструкции создаются по тем же принципам, что и должностные, однако, поскольку труд рабочих по большинству профессий не предполагает активного взаимодействия с другими работниками, принятия самостоятельных решений и т. д., то в них не так подробно детализируются права, взаимосвязи, ответственность и другие элементы их статуса в соответствии с заключенным трудовым договором.
Таким образом, по мнению Роструда, производственные инструкции разрабатываются для рабочих и они аналогичны должностным инструкциям для ИТР.
В промышленной безопасности термин «производственная инструкция» понимается как документ, который разрабатывается организацией, применяется для определенных видов работ и содержит требования к технологическим и вспомогательным процессам, не указанные в технологической документации.
Обязанность разрабатывать ПИ для работников прямо или косвенно установлена в ФНП. Соответственно, ПИ разрабатываются для работников, которые связаны с деятельностью на ОПО. К этим видам деятельности относятся:
• проектирование и строительство ОПО;
• эксплуатация и капитальный ремонт ОПО;
• реконструкция и техническое перевооружение;
• консервация и ликвидация ОПО;
• монтаж и наладка ТУ, применяемых на ОПО;
• обслуживание и ремонт ТУ, применяемых на ОПО.
По мнение многих юристов-кадровиков, ПИ в той или иной степени регламентируют вопросы охраны труда и безопасного выполнения работ, это некий алгоритм действий работника с определенным оборудованием, в т. ч. опасным, направленный на обеспечение безопасных условий труда и предотвращение производственного травматизма.
Например, в п. 6 ФНП № 512[3] приведены требования к наличию различной производственно-технологической и эксплуатационной документации, а также даны их определения:
Инструкции подразделяются на технологические, производственные, по эксплуатации, по порядку пуска и остановки агрегатов.
Технологическая инструкция представляет собой документ с описанием операций технологического процесса (технологического метода) изготовления определенного вида продукции.
Производственная инструкция представляет собой документ с описанием рабочего процесса (метода) для определенных видов работ или операций, содержащий требования к технологическим или вспомогательным процессам.
Инструкция по эксплуатации представляет собой документ, содержащий сведения о применении, использовании и безопасной эксплуатации агрегата (линии, технического устройства).
Требования безопасности, установленные Правилами (имеются ввиду ФНП), для включения их в технологические или производственные инструкции обязательны.
Технологические и производственные инструкции разрабатываются с учетом квалификационных требований или профессиональных стандартов по соответствующим профессиям рабочих, руководства по эксплуатации оборудования, а также особенностей технологического или вспомогательного процесса, установленных проектной и/или технической документацией.
Инструкция по порядку пуска и остановки агрегатов документально устанавливает алгоритм запуска технологического процесса или агрегатов (линий, оборудования, технических устройств). Инструкция по порядку пуска и остановки агрегатов должна включать: пуск, нормальную работу, остановку и аварийные ситуации. Порядок операций в инструкции должен соответствовать принципиальным электрическим схемам и учитывать требования производственной документации.
Инструкции по порядку пуска и остановки агрегатов обязательны при сложном, многоступенчатом порядке запуска и остановки производственного процесса, выполняемого под визуальным контролем работника-оператора.
Необходимость применения инструкции по эксплуатации организация определяет самостоятельно.
Инструкции должны быть разработаны с учетом производственной документации.
В различных ФНП применяется различная терминология для обозначения инструкций, например: инструкция по безопасному производству работ, безопасной эксплуатации оборудования, инструкция по порядку пуска и остановки агрегатов и т. п.
ФНП, в которых есть требование разработать ПИ и другие инструкции, мы свели в табл. 1.
Производственные, должностные, по охране труда — в чем отличие
Из вышесказанного следует, что ПИ не являются аналогом должностных инструкций: они не определяют трудовые функции, а устанавливают требования безопасности к производству работ, эксплуатации оборудования (см. табл. 2).
Инструкция — это документ, в котором даются указания по осуществлению каких-либо процессов, действий по работе[4].
При этом и ПИ, и должностные инструкции могут разрабатываются на основе одних и тех же нормативных актов.
ПИ не являются и инструкциями по охране труда. Отличия мы свели в табл. 3.
Организационные вопросы создания ПИ
На основе каких документов разрабатывать ПИ?
До 21 декабря 2019 г. при разработке ПИ можно было просто ссылаться на п. 26 Положения об организации обучения и проверки знаний рабочих организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору[5], где было сказано: «В организациях должны быть разработаны и утверждены в порядке, установленном в этих организациях, производственные инструкции, которые разрабатываются на основании квалификационных требований, указанных в квалификационных справочниках, и/или профессиональных стандартах по соответствующим профессиям рабочих, а также с учетом особенностей технологических процессов конкретного производства».
Но Положение утратило силу, поэтому при разработке ПИ остается руководствоваться требованиями профильных для вашей деятельности ФНП (см. табл. 1), ПОТ, типовыми инструкциями по безопасности, руководствами (инструкциями) по эксплуатации оборудования, инструкциями по применению исходных материалов, паспортами безопасности химических веществ, нормативно-технической документацией, методическими рекомендациями, а также технологической документацией, принятыми в организации.
Кто должен составлять ПИ?
ТК РФ не уделяет ПИ никакого внимания, поэтому нет и указаний, кто должен заниматься их составлением и оформлением. В каждой организации этот вопрос решается по-разному.
[1] Часть 1 ст. 9 Федерального закона от 21.07.1997 № 116-ФЗ (в ред. от 14.11.2023; далее — Федеральный закон № 116-ФЗ).
[2] Перечень Федеральных норм и правил и Правил безопасности в области промышленной безопасности приведён в Приказе Ростехнадзора от 17.10.2016 № 421 (в ред. от 13.12.2023) «Об утверждении перечней правовых актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю в рамках осуществления видов государственного контроля (надзора), отнесенных к компетенции Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору».
[3] Федеральные нормы и правила в области промышленной безопасности «Правила безопасности процессов получения или применения металлов», утв. Приказом Ростехнадзора от 09.12.2020 № 512.
[4] Постановление Минтруда России от 10.09.1993 № 152 «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления».
[5] Утв. Приказом Ростехнадзора от 29.01.2007 № 37.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Промышленная безопасность» № 1, 2024.
Материал из ВикиПро: Отраслевая энциклопедия. Окна, двери, мебеля
Содержание
- 1 Что такое рабочая инструкция
- 2 Чем отличается от должностной инструкции?
- 3 Зачем нужны
- 4 Кому нужны рабочие инструкции?
- 5 Как должна выглядеть рабочая инструкция?
- 6 Как писать рабочие инструкции?
- 7 Вклад участника
Что такое рабочая инструкция
Рабочая инструкция — это один из инструментов стандартизации рабочего процесса.
Рабочая инструкция представляет собой документ, в котором описаны правила выполнения конкретного процесса, вида работы, операции. У каждого работника может быть несколько рабочих инструкций по каждому виду работ.
Чем отличается от должностной инструкции?
Относительного рабочего процесса должностная инструкция регламентирует только, ЧТО должен делать работник.
А в рабочей инструкции указано, КАК ему это делать.
Кроме того, должностная инструкция обычно это формальный документ, который создан только, чтобы выполнить требование законодательства. Должностная инструкция в постоянной работе не используется.
А рабочая инструкция как рецепт — нужно выполнить указанные в ней шаги и достичь требуемого результата.
Зачем нужны
Рабочая инструкция позволяет сотруднику, следуя указанному алгоритму выполнить работу. Качественно, без ошибок.
Рабочая инструкция — это кратчайший путь к достижению результата. Работнику нет необходимости придумывать как выполнить работу, обращаться с этими вопросами к коллегам, пытаться найти советы в других источниках.
Помимо алгоритма работы рабочая инструкция может содержать правила, позволяющие избежать ошибок, правила действий при различных внештатных ситуациях, перечень используемого оборудования, сырья, инструментов и другую информацию, необходимую работнику.
Немаловажную роль рабочие инструкции играют в случае найма нового сотрудника или временной замены. Рабочие инструкции позволяют избегать ситуаций, когда работник ушел в отпуск, а как выполнить тут или иную работу за него никто не знает.
Кому нужны рабочие инструкции?
По-хорошему рабочие инструкции нужны всем!
Но в первую очередь, конечно, инструкции необходимы работникам обеспечивающим основной процесс на предприятии.
Также имеет смысл создать рабочие инструкции для проблемых участков.
Как должна выглядеть рабочая инструкция?
Инструкция должна быть краткой, описывать определенный процесс, вид работы.
По возможности все шаги алгоритма должны сопровождать фотографиями, рисунками. Чтобы работник мог видеть операцию не только в виде текста, но и наглядно.
Как писать рабочие инструкции?
Рабочие инструкции должны создавать сотрудники, т.е. тот кто работу выполняет тот ее и описывает. Задача специалиста по оптимизации помочь ему правильно все оформить и ничего не забыть.
Вклад участника
Сабашкин Максим
Обратная связь Автору
При разработке должностных инструкций иногда предусматриваются не только должностные, но и функциональные обязанности. А в чем их отличие? И чем отличается должностная инструкция от рабочей инструкции?
Чем отличаются функциональные обязанности от должностных обязанностей?
Трудовое законодательство не разграничивает понятия функциональных и должностных обязанностей и не дает им определения. Считается, что функциональные обязанности работника характеризуют цель или функции конкретного работника, т. е. тот результат, который достигается в результате выполнения работником своих обязанностей. А непосредственные обязанности, которые работник выполняет для достижения таких целей, именуются должностными обязанностями. К примеру, в соответствии с профессиональным стандартом «Бухгалтер» (утв. Приказом Минтруда от 22.12.2014 № 1061н) одной из трудовых функций главного бухгалтера является составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. Это можно отнести к функциональным обязанностям. А непосредственными трудовыми действиями, которые необходимо выполнять работнику для достижения данной функции, т. е., по сути, его должностными обязанностями, являются, к примеру:
- счетная и логическая проверка правильности формирования числовых показателей отчетов, входящих в состав бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- формирование пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах;
- обеспечение подписания руководителем экономического субъекта бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- обеспечение сохранности бухгалтерской (финансовой) отчетности до ее передачи в архив.
Часто термины «должностные обязанности» и «функциональные обязанности» рассматриваются как синонимы. И неважно, как в должностной инструкции будут поименованы обязанности работника. Важно, чтобы из их содержания явно следовало то, какую конкретную работу необходимо будет выполнять работнику с учетом особенностей организации производства, труда и управления на предприятии.
Отличие должностной инструкции от производственной
Когда на работу принимаются руководители, специалисты и иные служащие, разрабатываемые инструкции для них именуются должностными. А для профессий рабочих на основе, как правило, единых тарифно-квалификационных справочников работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям утверждаются производственные инструкции, которые также иногда называются рабочими инструкциями. Таким образом, отличие должностной инструкции от рабочей инструкции состоит только в категории работников, в отношении которых такая инструкция разрабатывается. Хотя и такое деление является достаточно условным, ведь и должностная, и рабочая инструкции должны давать работнику однозначное понимание того, какую работу ему предстоит выполнять.
Рабочие инструкции представляют собой документ, который содержит основные указания и требования по выполнению определенного рабочего процесса или задания. Они играют важную роль в организации труда, помогают обеспечить результат, эффективность и безопасность процесса, поэтому наличие рабочих инструкций – частое требований и стандартов на системы менеджмента, и требование клиентов.
Зачем это нужно?
Основная цель рабочих инструкций – обеспечить единообразие выполнения работы сотрудниками, снизить вероятность ошибок и несчастных случаев, повысить качество выполняемых задач, обеспечить воспроизводимость процессов. Нам часто задают вопрос: зачем нужны рабочие инструкции, если есть, например, должностные?
Или есть инструкции по эксплуатации оборудования?
На самом деле ни должностная инструкция, ни инструкция по эксплуатации оборудования не заменяют рабочие инструкции. Рабочие инструкции намного более детальны, чем должностные; содержат адаптированную информацию о порядке осуществления процесса, об ответственности и взаимодействиях в рамках выполнения деятельности (этого нет в инструкциях об эксплуатациях). Ну а то, что рабочие инструкции необходимы, можно легко понять по различного рода вывескам и указаниям.
Что включить в содержание инструкции?
Создание эффективной рабочей инструкции – это не очень простая задача. Сразу отметим, что рабочие инструкции обладают не только практической, но и юридической значимостью. Они могут быть основой для урегулирования правовых отношений между работодателем и работником, а также помогают защитить интересы организации в случае возникновения конфликтов или споров. Поэтому важно, чтобы рабочие инструкции соответствовали требованиям законодательства.
Чтобы рабочие инструкции были работающими, следует учитывать при их разработке хорошо зарекомендовавшие себя практики:
- Указывать цель рабочей инструкции и производственной операции. Всегда помним о том, что осознанное выполнение работы – это снижение преднамеренных ошибок;
- Описывать необходимые действия максимально просто, сопровождать картинками. Это помогает понять и запомнить действия. Инструкции должны быть составлены таким образом, чтобы их мог понять и выполнить любой сотрудник, независимо от уровня квалификации;
- Регламентировать операции в требуемой последовательности, указывать на точки контроля, коммуникации, точки ведения производственной документации, правила безопасности;
- Регламентировать порядок действий при отклонениях процесса либо определять контакты для экстренной коммуникации в случае отклонений.
Чтобы рабочие инструкции были более эффективными, их следует регулярно обновлять и совершенствовать с учетом обратной связи от работников и опыта выполнения задач.
Непосредственное обучение сотрудников работе с рабочими инструкциями также играет важную роль. И для работающей практики лучше не использовать самообучение, а проводить мини-тренинги с целью дать объяснения сотрудникам по поводу содержания инструкций, продемонстрировать способы выполнения задач и предоставить возможность задать вопросы для лучшего понимания. Некоторые компании используют тесты по рабочим инструкциям, результаты которых позволяют оценить способность сотрудника работать самостоятельно, без наставника.
Внедряйте рабочие инструкции в практику, они хорошо поддерживают сотрудников при выполнении операций!
Академия ТМС РУС
akd@tms-cs.ru
РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ И ПРОЦЕСС: В ЧЕМ ОТЛИЧИЯ
Термин «рабочая инструкция» неотрывно связан с термином «рабочий регламент». Регламент — это документ, который регулирует бизнес-процесс.
Таким образом все три понятия — процесс, регламент и инструкция — являются взаимосвязанными. Эти термины используются в современном менеджменте по управлению процессами организации — Business Process Management (BPM).
Многие руководители часто путают эти три термина. Большинство руководителей пишут рабочие инструкции и называют их регламентами (в английской терминологии регламенты называются процедурами) или определяют регламент как процесс.
► Что такое Бизнес-процесс?
Стандарт ISO 9001 (Системы менеджмента качества) определяет понятие Бизнес-процесса как «Набор связанных или взаимодействующих действий, которые преобразуют входы в выходы».
Можно уточнить: процесс — это последовательность действий с порядком реализации во времени, которая преобразует заданные входные данные в выход (результат, продукт).
Любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входных элементов в результаты, можно рассматривать как процесс.
Бизнес-процессы моделируются на основе стандарта модели бизнес-процессов и нотации BPMN (Business Process Management Notation).
Модель бизнес-процесса визуально представляется в виде блок-схемы:
Не путайте регламент процессом.
► Что такое Регламент?
В стандарте ISO 9001 говорится, что Регламент — это «Определенный способ выполнения деятельности или процесса». Если у вас есть процесс, который должен происходить определенным образом, и вы указываете, как это происходит, значит вы разработали Регламент.
Регламент является обязательным для разработки любой системы менеджмента качества.
Важно, что не все процессы должны иметь регламенты. И что один и тот же процесс может быть связан с одной или несколькими регламентами.
Регламент будет определяться необходимостью детализировать конкретный способ выполнения действий процесса с учетом юридических вопросов, соблюдения нормативных требований, способов и техник выполнения или политик компании.
Регламенты используются для тех видов деятельности, в которых связаны несколько операций и задействованы разные люди или отделы компании (например Регламент закупок, Регламент оценки поставщиков, Регламент привлечения клиентов, Регламент автоматизации счетов-фактур и т.п.).
► Что такое Рабочая инструкция?
Рабочие инструкции — это документы, которые ясно и точно описывают правильный способ выполнения определенных задач.
Рабочая инструкция часто требуется для описания выполнения сложных задач. Таких, которые требуют использования различных инструментов, различных знаний, а также, если действия сотрудника могут причинить неудобства или повреждения, если они будут выполнены не в установленном порядке.
То есть рабочая инструкция описывает, диктует или оговаривает шаги, которые необходимо выполнить для правильного выполнения любого конкретного действия или работы.
Например, «Инструкция предоставления скидки», «Инструкция расчета стоимости проекта», «Инструкция оформления командировки» и т.п.
Рабочие инструкции в основном сосредоточены на объяснении того, как будет выполняться конкретная работа. Рабочая инструкция является обязательной. Если она не обязательна, то это будет Рабочим руководством.
КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ: 7 ПРАВИЛ
Рабочая инструкция должна быть похожа на пошаговое руководство: делай раз, делай два, делай три.
Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи. В них нет места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. С помощью рабочей инструкции вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми.
Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих забавное двойное значение. Ниже представляем 6 правил, по которым специалисты Active Sales Group разрабатывают рабочие инструкции на проектах по усилению систем управления:
► Правило № 1 — ЯСНОСТЬ
Сотрудник читает рабочую инструкцию и сразу понимает смысл. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения).
Пишите рабочие инструкции так, чтобы их было легко понять каждому сотруднику, выполняющему задание. Даже новичку.
Используйте простые структуры предложений: существительное (подлежащее) — глагол (сказуемое) — определение (прилагательное) — существительное (дополнение) — существительное (обстоятельство места).
Пример: «Менеджер (подлежащее) использует (сказуемое) полученные (определение) данные (дополнение) для формирования запроса на расчет (дополнение)».
Важно: избегайте деепричастных и причастных оборотов! Всегда используйте вместо них слово «который/-ая».
Используйте нумерованные списки и иерархические списки для ясного изложения смысла инструкции.
► Правило № 2 — ДОСТУПНОСТЬ
Если ваши регламенты и инструкции лежат на сетевом диске, но вы перевели отдел на дистанционную работу, не забудьте обеспечить быстрый доступ сотрудников к документам.
Помните, что необходимо управлять качеством работы не только офисных сотрудников. Легкий доступ к рабочим инструкциям должен быть у торговых представителей, работников склада и производства, а также продавцов на торговой точке.
► Правило № 3 — ДОСТОВЕРНОСТЬ
Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, о которой никому нет дела. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.
► Правило № 4 — СОГЛАСОВАННОСТЬ
Рабочие инструкции должны следовать единому стилю. Согласованность в терминологии, стиле и методах изложения упрощает их изучение и усвоение. Также с точки зрения согласованности и релевантности они должны отвечать существующим навыкам сотрудников.
► Правило № 5 — КРАТКОСТЬ И ЯСНОСТЬ
Рабочая инструкция — это всегда краткость и ясность. Пишите максимально кратко и четко.
Если вы не можете объяснить подчиненным в простой форме, значит, вы недостаточно хорошо это понимаете! Найдите время, чтобы понять это полностью. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем.
Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Ваш текст должен быть понятен и ветеранам, и новичкам. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.
► Правило № 6 — ВИЗУАЛЬНОСТЬ
Мы живем в визуальном мире. 90% людей воспринимают информацию визуально. Чтобы удовлетворить эту потребность используйте изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях. Подумайте, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.
► Правило № 7 — ЭКСПЕРТНОСТЬ
Рабочую инструкцию должен писать человек, у которого есть опыт в выполнении задачи. Не передавайте задачу по написанию рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.
Поручайте написание рабочих инструкций руководителям отделов. Во время написания инструкций они лучше узнают проблемы своего производственного процесса и смогут их исправить.
КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ ЗА 12 ШАГОВ
Чтобы вы смогли быстро написать рабочую инструкцию, воспользуйтесь нашим алгоритмом действий. Распечатайте этот список, он поможет вам пошагово разработать любую инструкцию:
- Идентифицируйте процесс, этап и задачу, для выполнения которой вы создаете рабочую инструкцию;***
- Определите результат, который должен получить сотрудник как итог выполнения задачи;***
- Оцените масштаб задачи;***
- Определите функционал сотрудника, который должен отвечать за выполнение задачи, и его должность;***
- Определите (или разработайте) необходимые инструменты, необходимые для выполнения задачи;***
- Упомяните о любых требованиях безопасности (для производственного процесса);***
- Выберите подходящий и удобный формат изложения текста;
- Используйте полезные наглядные пособия;***
- Проверьте текст на предмет простоты и краткости изложения;
- Удалите ненужный жаргон и технические термины;***
- Проверьте инструкцию на сотруднике, который ее будет исполнять;***
- Исправьте ошибки.
Используйтесь изложенными в статье алгоритмами для того, чтобы разрабатывать регламенты и должностные инструкции с целью повышения эффективности работы вашего подразделения.