Чем можно заменить должностную инструкцию

Рассылка «Советы бизнес-консультанта» от 08.09.2016

Картинка с сайта: mrybakov.ru

Виктор Лучков – практикующий консультант по внедрению и оптимизации бизнес-процессов предприятий. 25 лет личных продаж, 20 лет — опыт управления и 10 лет — опыт консультанта. Автор более 50 публикаций в деловой прессе. Провел более 500 мероприятий: тренингов, семинаров и стратегических сессий, на которых обучено около 6000 участников.  

Виктор: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

Вопрос делегирования ответственности подчиненным стоит в каждом бизнесе. И чем меньше предприятие, тем острее вопрос. Для закрепления ответственности помимо устной договоренности с сотрудником желательно оформить ее документально.

Самый популярный документ передачи ответственности – должностная инструкция. Самый популярный и, пожалуй, самый проблемный. В двух предыдущих статьях «Почему не работают должностные инструкции. Часть 1» и «Часть 2» мы уже обозначили слабые места этого управленческого инструмента.

Инструкция — слабый инструмент

С точки зрения закрепления ответственности, должностная инструкция слишком велика по объему, чтобы сконцентрировать нас на главном – на взаимных договоренностях между руководителем и подчиненным. Большинство фраз инструкции формальны. Их много. Представьте усилия руководителя, чтобы проговорить каждую идею инструкции с каждым подчиненным. Не просто проговорить, но еще и прийти к взаимному согласию. Обе стороны должны быть согласны с формулировкой каждого участка ответственности, вменяемого сотруднику в обязанность. При необходимости иметь возможность корректировать любую формулировку инструкции.

Мы не встали на путь внедрения «слабого инструмента» любыми средствами и способами. Они, несомненно, есть. Например, «огнем и мечом». Но это не наш метод. Для нас важно, чтобы любой документ в системе управления бизнесом появился в результате договоренностей сторон, а не вместо них. Договор с клиентом – результат переговоров между поставщиком и клиентом. Бизнес-процесс – результат работы группы участников процесса на нескольких встречах. Стратегия развития предприятия появится по итогам встречи первых лиц компании и их взаимном согласии.

Функционал как набор требований к должности

Картинка с сайта: mrybakov.ru

Мы создали новый инструмент для закрепления ответственности за сотрудником компании – должностной функционал (ДФ). Он простой и лаконичный. Вся информация об ответственности и полномочиях сотрудника умещается на 1 листе формата А4.

Должностной функционал определяет требования к сотруднику в данной должности:

1) Какую зону ответственности обязан взять на себя сотрудник.

2) Кому подчиняется сотрудник – административно и функционально.

3) Какую цель должен достигать сотрудник регулярно (ежемесячно или ежеквартально).

4) Какой круг задач необходимо решать сотруднику на постоянной основе.

5) По каким критериям будет оцениваться деятельность сотрудника.

Требования необходимы:

• при запуске вакансии,
• при отборе кандидата,
• при адаптации нового сотрудника в должности,
• при планировании программ обучения сотрудника,
• а также для текущего управления деятельностью сотрудника.

Для создания должностного функционала разработана методология. Создан программный продукт «Bizarc.pro», который помимо моделирования бизнес-процессов и структуры подразделений и должностей позволяет формировать функционал каждого должности. На рисунке пример функционала, созданный в программе «Bizarc.pro».

Методика применения функционала уже передана десятками предприятий в ходе стратегических сессий. Частично раскрою методику в данной статье.

Программа «Bizarc.pro» — это ваш персональный бизнес-архитектор, удобный сервис для моделирования всех инструментов управления предприятием. Бесплатная учебная версия доступна 3 месяца после регистрации предприятия в системе. Информационная страница программы — http://process-manager.ru. Изучите 3 видео с примерами моделирования. Существует гостевой вход для просмотра готового предприятия. Адрес облачного сервиса: http://bizarc.pro, логин – «гость», пароль – «0123».

Методология должностного функционала

Вернемся к методологии. В основе «должностного функционала» лежит известный метод управленческой пирамиды: «Цель – задачи – действия».

В одной пирамиде – одна цель. Цель декомпозируется на 7-10 задач. Для решения каждой задачи используется набор действий. На практике требуется не менее 70 различных действий для решения всех задач.

Цель отвечает на вопрос «зачем?». Применительно к функционалу звучит так: «Зачем нужна данная должность в компании?» Для достижения какой цели она нужна?

Задачи отвечают на вопрос «что?». Что нужно сделать, чтобы реализовать поставленную цель? Задачи собираем вокруг цели, создавая так называемый «круг задач». Важно, чтобы каждая задача свой сектор деятельности, не дублируя сектора других задач. Необходимо посмотреть на достижение цели со всех сторон, чтобы в «кругу задач» не осталось белых пятен.

«Круг задач» — это иная проекция управленческой пирамиды. Взгляд на пирамиду сверху вниз.

Картинка с сайта: mrybakov.ru

Действия отвечают на вопрос «как?». Как нужно решать каждую из задач? Действия собираем в алгоритмы для решения задач – бизнес-процессы, регламенты или рабочие инструкции. При формировании «круга задач» мы исключаем действия из поля зрения. Абстрагируемся от демотивирующего вопроса «а КАК мы это сделаем?». Для правильного определения зон ответственности важно понимать «что делать», а не «как делать».

«Как делать» оставляем на откуп бизнес-процессов и регламентов, а также на квалификацию правильно подобранного исполнителя, которому мы сможем доверить данный круг задач.

Сразу скажу, что пирамид может быть несколько – для разных уровней управления:

1) стратегия

2) тактика

3) оперативка

Должностной функционал создаем для оперативного или регулярного уровня управления. Регулярность устанавливаем календарный месяц, реже квартал. Такая регулярность определяется плановым периодом деятельности сотрудника и частотой выплат премий за реализацию плана.

Исходя из этой жизненной логики, цель должности всегда связана с планом: «выполнить план продаж», «выполнить производственный план», «выполнить план работ», «выполнить план мероприятий», «выполнить плановые показатели».

Для функционала выработан следующий типовой круг задач, который подходит для любой должности. См.рис.

Картинка с сайта: mrybakov.ru

Есть отличия между руководителями и их подчиненными. Руководители должны обеспечить выполнение задачи, исполнители – выполнить задачу. У руководителя задачи масштабнее, чем у исполнителей. Задача исполнителя – индивидуальная, задача руководителя – коллективная. Руководитель обязан обеспечить выполнение всех индивидуальных задач подчиненными.

Соответственно задачи могут иметь следующую формулировку:

Специальные задачи необходимы для конкретизации задач в рамках конкретной деятельности. Например, у сотрудника отдела продаж будут специальные задачи, связанные с клиентами, дебиторкой, продуктом, ценами и т.д. У сотрудника склада – задачи по товародвижению на складе, у бухгалтера – по налоговой и управленческой отчетности, кассовой дисциплине и пр.

В специальные задачи мы включаем все те секторы деятельности сотрудника, на которые необходимо постоянно обращать внимание.

Детализация круга задач

Для лучшего понимания своих задач сотрудником в программе «Bizarc.pro» к каждой функциональной задаче можно привязать:

• бизнес-процессы
• и регламентирующие документы.

Другими словами, обеспечить нужную степень детализации задач с помощью действий. Информация о детализации задач выводится в Приложение к Должностному функционалу.

Картинка с сайта: mrybakov.ru

Всего доброго!

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы — обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим — больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды «Михаил Рыбаков и Партнеры»
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru

Должностная инструкция – это документ, который определяет обязанности работника. В должностной инструкции также могут быть предусмотрены квалификационные требования по должности, подчиненность работника и др. Для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей или производственной инструкцией. Должностная (рабочая, производственная) инструкция получила широкое распространение на практике, однако в Трудовом кодексе она не упоминается, порядок ее составления нормативно не утвержден (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

В Роструде пояснили, что полномочие того или иного работника вытекает прежде всего из выполняемой им трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы). Содержание трудовой функции определяется трудовым договором с работником либо должностной инструкцией.

Должностные инструкции относятся к документам, содержанием которых, например, являются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности.

Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.

Источник

Изображение

13.06.2022, 08:31

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция – это документ, в котором компания устанавливает и закрепляет задачи, функции и обязанности работника на определенной должности. Должностные инструкции формируют для достижения разных целей. Например, для создания организационно-правовой основы служебной деятельности или для повышения ответственности работника за итог его деятельности. Есть и другие цели.

Создается такая инструкция на базе фактических функций и задач, которые компания закладывает как для самой должности, так и для всего структурного подразделения с учетом штатного расписания.

Что говорит ТК РФ о должностной инструкции?

Обратите внимание, Трудовой кодекс не дает определения должностной инструкции. Более того, в главном законе, регламентирующем труд, не устанавливается порядок составления и утверждения должностных инструкций. Нет в ТК РФ и требования делать должностную инструкцию обязательной частью трудового договора с работником, не установлено и правило выпускать инструкции как самостоятельные документы. Об этом ранее напомнил Роструд, отвечая на вопрос пользователя сервиса «Онлайнинспекция.рф».

Таким образом, учитывая, что правила составления должностной инструкции не урегулированы, компания принимает решение о том, как и когда оформлять документ, самостоятельно. Аналогичный порядок действует и в отношении внесения изменений в уже действующие должностные инструкции.

Согласно статье 68 ТК РФ ознакомить работника с должностной инструкцией необходимо до подписания с ним трудового договора. Об этом в том числе напоминал Минтруд России. «Согласно статье 68 Кодекса до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором», – говорится в письме ведомства от 27.09.2022 № 14-6/ООГ-6058.

Причины внесения изменений в должностную инструкцию

Необходимость внесения изменений в должностную инструкцию может возникнуть из-за множества причин. Вот некоторые из них:

• компания вводит новое штатное расписание;
• меняются полномочия и ответственность сотрудников;
• трансформируются обязанности, из-за чего они перераспределяются между работниками;
• вводятся новые или дополнительные обязанности для сотрудников;
• внедряются новые технологии работы, которые влияют на производственный процесс и, как результат, на трудовые функции работников;
• меняется оргструктура компании, из-за чего растет или сокращается количество отделов;
• другие причины.

Обратите внимание: «если изменяется трудовая функция (должность), то в силу статьи 72.1 Трудового кодекса это будет являться переводом на другую работу, который возможен только с согласия работника», – напомнил Минтруд России в письме от 27.09.2022 № 14-6/ООГ-6058.

Чего компания не может делать, меняя должностную инструкцию?

Трудовое законодательство накладывает определенные ограничения на возможности предприятия по внесению корректировок в должностные инструкции. Нужно помнить, что согласно статье 74 Трудового кодекса компания должна предупредить сотрудника о внесении изменений в должностную инструкцию не менее чем за два месяца.

Кроме того, если коррекция документа предполагает изменение трудовой функции специалиста, то внести правки можно только с письменного согласия работника. Обратите внимание: если специалист не согласен с корректировками в своей должностной инструкции и, следовательно, не подписывает новый документ, то уволить сотрудника нельзя. Роструд отмечает, что в трудовом законодательстве нет такого основания для увольнения.

Тем не менее в некоторых ситуациях можно внести изменения в должностную инструкцию без согласия работника. Это касается случаев, указанных в статье 72.2 Трудового кодекса:

• в случае катастрофы, аварии, несчастного случая, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и других, когда есть угроза жизни;
• в случаях простоя по чрезвычайным обстоятельствам, при необходимости предотвратить уничтожение или порчу имущества или временно заменить отсутствующего специалиста.

Компания может временно изменить трудовую функцию работника сроком не более одного месяца.

Оформление изменений в должностной инструкции

Внесение изменений в должностные инструкции может осуществляться на основании соответствующего приказа работодателя. После того как документ издан, необходимо следовать следующему порядку действий.

Если инструкция оформлена как самостоятельный документ, то можно либо утвердить новую должностную инструкцию, либо внести изменения в текущую, издав соответствующий приказ. Если компания выпускает новый документ, с ним, как говорилось выше, сотрудника нужно ознакомить под подпись. Если же вносятся точечные корректировки на основе изданного приказа, то работнику нужно поставить свою подпись под приказом.

Может быть и так, что должностная инструкция является частью трудового договора. В этом случае изменить инструкцию можно только через заключение дополнительного соглашения. Лучшим вариантом будет указать в соглашении новую редакцию должностной инструкции.

Редакция ПБ совместно с экспертами бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Должен ли работодатель составлять должностную инструкцию, чтобы заключить трудовой договор с сотрудником? Привлекается ли работодатель к ответственности за отсутствие должностной инструкции? — ответим в новом выпуске линии консультаций «1С‑Рарус».

Нужно ли составлять должностную инструкцию?

Часть 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ устанавливает, что одним из обязательных пунктов трудового договора является указание трудовых функций сотрудника. Это означает, что должность сотрудника должна соответствовать профессии, штатному расписанию и др.

Должностная инструкция — нормативный акт компании, в котором прописаны обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации.

Трудовой кодекс РФ не содержит положений о том, какие локальные нормативные акты должны быть приняты работодателем. Следовательно, должностная инструкция не является обязательным требованием для заключения трудового договора с сотрудником.

Работодатель может самостоятельно выбрать, указывать ли в трудовом договоре помимо трудовой функции сотрудника еще и перечень должностных обязанностей работника или нет.

Исходя из этих положений, работодатель может не составлять должностную инструкцию. Привлечение его к ответственности за отсутствие должностной инструкции является нарушением трудового законодательства РФ.

Тем не менее, мы рекомендуем работодателю составить должностную инструкцию для реализации своих интересов и интересов работника.

Обратите внимание: должностная инструкция выступает или отдельным документом, или приложением к трудовому договору.

Чем может быть полезна должностная инструкция?

Обратите внимание: должностная инструкция разрабатывается работодателем к каждой должности, зафиксированной в штатном расписании. Работодатель может воспользоваться Единым квалификационным справочником должностей в качестве источника.

Резюмируя

• Должностная инструкция не является обязательным требованием для заключения трудового договора с сотрудником.
• Обязанности работника могут быть прописаны в трудовом договоре.
• Работодатель не привлекается к ответственности за отсутствие должностной инструкции.
• Должностная инструкция может быть представлена в виде приложения к трудовому договору или отдельного документа.
• Наличие должностной инструкции может быть полезным как для работодателя, так и для сотрудника.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.