На чтение 3 мин Опубликовано
В программе 1С:ERP Управление предприятием учет денежных средств, выданных подотчетному лицу, осуществляется с помощью документа «Авансовый отчет». Этот документ служит подтверждением расходования денежных средств, выданных в качестве аванса, и является обязательным для заполнения подотчетным лицом. Первичные данные о расходованных денежных средствах вносятся в документ подотчетным лицом, а затем, после проверки, информация фиксируется бухгалтером.
Чтобы в программе была возможность управлять статусами документов, необходимо произвести настройки в разделе НСИ и администрирование — Казначейство и взаиморасчеты — Настройка НСИ и разделов — Статусы авансовых отчетов.
Оформление документа «Авансовый отчет»
Чтобы создать документ «Авансовый отчет», необходимо перейти в раздел Казначейство — Подотчетники — Журнал «Авансовые отчеты».
В открывшемся окне доступен список ранее оформленных документов. Для создания нового документа необходимо нажать кнопку «Создать» и выбрать «Авансовый отчет».
В открывшейся форме создания документа на вкладке «Основное» заполняются следующие поля:
- Дата — дата утверждения авансового отчета;
- Организация — организация, выдавшая аванс;
- Подотчетное лицо — сотрудник, которому были выданы денежные средства;
- Подразделение — подразделение, в котором работает сотрудник, из справочника «Подразделения»;
- Валюта — валюта, в которой выдана сумма денежных средств по документу;
- Комментарий — при необходимости указывается дополнительная информация по документу;
- Статус — изначально авансовый отчет создается со статусом «Подготовлен», и сотрудник-подотчетник заполняет базовые данные по подотчету: сумму, документы расхода и контрагента.
На вкладке «Расходы» указывается информация о расходах денежных средств, произведенных подотчетным лицом.
В табличной части заполняются следующие данные:
- Документ, подтверждающий расходы — номер, наименование документа и дата оказания услуги;
- Содержание — наименование услуги, товара и другая информация;
- Сумма — сумма, указанная в документе, подтверждающем расходы.
На вкладке «Закупки» выбираются ранее созданные документы по закупке товарно-материальных ценностей подотчетным лицом или создаются новые (например, «Приобретение товаров и услуг», «Поступление денежных документов» и документы по приобретению электронных билетов).
На вкладке «Оплата поставщикам» указывается информация о факте оплаты подотчетным лицом поставщику по ранее оказанным услугам или поставленным товарам.
После заполнения и проведения документа в статусе «Подготовлен» ответственный бухгалтер перепроверяет информацию и, при необходимости, дополняет ее. После установки статуса «Утвержден» на вкладке «Расходы» для обязательного заполнения становится доступным поле «Статья расходов/активов». Бухгалтер подбирает соответствующую статью и проводит документ.
Затем необходимо создать документ «Платежное поручение» на выплату перерасхода денежных средств подотчетному лицу.
Операция «Списание безналичных ДС»
Документ платежного поручения на выплату аванса и перерасхода денежных средств подотчетному лицу можно создать на основании документа «Авансовый отчет» или в разделе Казначейство — Банк — Безналичные платежи — Списание — Выдача подотчетнику.
В открывшейся форме платежного поручения заполняются обязательные реквизиты документа.
На вкладке «Основное» указываются следующие данные:
- Счет — счет организации-плательщика (выбор счета из выпадающего списка);
- Сумма — сумма перерасхода денежных средств, подлежащая выплате подотчетному лицу по авансовому отчету;
- Назначение платежа — основание для выплаты денежных средств подотчетному лицу.
На вкладке «Расшифровка платежа» обязательным для заполнения является реквизит «Статья ДДС». Он заполняется статьей движения денежных средств из выпадающего списка справочника, после чего необходимо записать и закрыть введенную информацию.
Хотите узнать точную стоимость внедрения?
Заполните короткий бриф – это займет всего 3 минуты. Наши специалисты проведут детальную оценку работ с учетом необходимого вам функционала. Это позволит сформировать максимально точную стоимость внедрения 1С:ERP с минимальной погрешностью (10–20%). Заполнить бриф…
Содержание:
1. Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP 2
2. Отражение расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP 2
3. Регламент работы с документом «Авансовый отчет» в 1С:ERP 6
4. Сервисные возможности системы ERP 8
5. Мультивалютный учет подотчетных лиц в ERP 9
1. Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP
В нашей статье рассмотрим порядок работы с подотчетными лицами в системе ERP.
Углубляться в методологию не будем, т.к. об этом написано много статей в интернете и рекомендательных писем Минфина.
Остановимся только на том, что при отправлении сотрудника в командировку предприятие должно возмещать следующие расходы:
— расходы на проезд;
— расходы на проживание;
— суточные расходы;
— иные расходы, которые согласованы с работодателем.
При командировке сотрудника за рубеж, возмещаются еще дополнительные расходы:
Рассмотрим более подробно, как реализовано в системе ERP отражение операций с подотчетными лицами.
2. Отражение расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP
В первую очередь нужно внести информацию в систему о подотчетном лице. Эта информация расположена в справочнике «Физические лица».
Для контроля авансовых отчетов в разрезе статей ДДС, в разделе Казначейство в подсистеме НСИ, нужно включить следующие настройки: контролировать выдачу под отчет в разрезе целей:
При использовании на предприятии заявок на расход денежных средств, в подсистеме «Казначейство» необходимо сформировать документ «Заявка на расходование денежных средств».
В качестве аванса подотчетному лицу могут быть выданы и денежные документы, например, билеты на проезд, марки и т.д. Более подробно можно прочитать о денежных документах в законе № 402-ФЗ.
3. Регламент работы с документом «Авансовый отчет» в 1С:ERP
Формирование Авансовых отчетов расположено в подсистеме Казначейство в разделе «Подотчетники».
Расходы подотчетного лица заполняются на закладке Расходы:
В случае приобретения товаров (услуг) через поставщика подотчетным лицом, в авансовом отчете требуется заполнить вкладку «Оплата поставщикам». На этой вкладке подбирается документ «Поступление товаров и услуг».
Функция контроля включается в подсистеме НСИ в разделе Казначейство.
В Авансовом отчете предусмотрены статусы: Подготовлен и Утвержден.
Статус «Подготовлен» обычно используется при заполнении авансового отчета подотчетным лицом.
Проверка и согласование документа осуществляется бухгалтером. Также бухгалтер вносит недостающую информацию о статье расходов подотчетного лица и контролирует, к какому виду деятельности относятся расходы. Бухгалтер после проверки и корректировки документа устанавливает статус «Утвержден».
Если сумма в Авансовом отчете не соответствует предоставленным бухгалтеру бумажным документам, то бухгалтер вправе не согласовать документ. Для этого на закладке Расходы предусмотрено поле «Отклонено по причине».
4. Сервисные возможности системы ERP
В системе ERP предусмотрены сервисные возможности для удобства и упрощения работы с документом Авансовый отчет в 1С:ERP.
Есть возможность разбить строки с помощью кнопки (Разбить строки) на панели инструментов табличной части документа.
Также предусмотрены дополнительные команды при оформлении авансового отчета:
• Перенести строку в оплаты поставщикам;
• Перенести строку в расходы;
5. Мультивалютный учет подотчетных лиц в ERP
При оформлении авансового отчета расходы и оплаты поставщикам можно указывать как в одной валюте, установив режим «В одной валюте», так и в нескольких – режим «Мультивалютный». Выбор режима выполняется на закладке Основное в форме документа Авансовый отчет.
При одновалютном режиме информация о расходах и оплатах поставщикам вводится в той валюте, которая указана в авансовом отчете на закладке Основное.
При установке мультивалютного режима информация об израсходованных подотчетным лицом денежных средствах и оплатах поставщикам указывается в той валюте, которая указана в колонке Валюта на закладках Расходы и Оплата поставщикам.
Информация о конвертации валюты заполняется подотчетным лицом на закладке Конвертация валюты. Здесь можно указать, какая валюта и по какому курсу приобретена подотчетным лицом.
Основные сценарии конвертации валюты:
- денежные средства получены подотчетным лицом в рублях, и произведен обмен для поездки в другую страну;
- денежные средства получены подотчетным лицом в иностранной валюте. Израсходовано меньше ДС, нежели было выдано, но вернуть денежные средства необходимо в рублях. И наоборот: израсходовано больше ДС, чем было выдано, а организации нужно возместить перерасход в российских рублях.
Юлия Прохорова,
Консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”.
В процессе хозяйственной деятельности предприятия часто возникает необходимость выдачи авансов сотрудникам на различные нужды: командировки, приобретение материалов, оплату услуг и так далее. Для корректного учета и контроля за расходованием денежных средств в программе 1С:ERP и КА есть специальный документ “Авансовый отчет”.
В данной статье мы подробнее рассмотрим процедуру создания авансового отчета в 1С:ERP и КА.
Создание авансового отчета.
Для начала необходимо перейти в раздел “Казначейство” – “Подотчётники” – “Авансовые отчеты” или же “Авансовые отчёты к оформлению”.
При выборе авансовых отчётов к оформлению откроется перечень с документами, которые имеют отношение к авансовым отчётам и которые могут упростить его создание при формировании на основании имеющихся документов.
Программа сформирует авансовый отчёт уже частично заполненным, если выделить один документ из перечная и нажать “Оформить авансовый отчёт”.
Также из данного окна удобно оформлять выдачу на перерасход или возврат неиспользованных сумм.
Если же Вы создаёте авансовый отчёт самостоятельно, не используя данный помощник, то просто нажмите кнопку “Создать” в Авансовых отчётах.
Заполните документ.
- Для этого необходимо указать получателя аванса. В поле “Контрагент” выберите нужного сотрудника из списка.
- Введите сумму аванса в поле “Сумма” и выберите валюту аванса.
- Не забудьте указать статью расходов, на которую будет потрачен аванс. Это необходимо для правильного учета расходов в программе.
- Заполните табличную часть. Укажите более детально, на что были потрачены денежные средства. Возможно, была оплата поставщику или были приобретены билеты для поездки в командировку.
После заполнения документа авансового отчёта, сохраните документ. Далее Вы можете его распечатать.
Одним из ключевых моментов при составлении авансового отчета является прикрепление подтверждающих документов. К авансовому отчету необходимо прикрепить все документы, подтверждающие расходы, понесенные на аванс. Это могут быть чеки, счета-фактуры, посадочные талоны, акты выполненных работ и другие документы. В зависимости от характера расходов.
Таким образом, работа с авансовыми отчетами в 1С:ERP и КА – это простой и понятный процесс.
Важно помнить о необходимости правильно оформлять все документы и прикреплять к ним подтверждающие бумаги. Это поможет избежать ошибок и проблем в будущем.
Если у Вас возникли дополнительные вопросы – обращайтесь за консультацией
✅ Подключите онлайн-консультации по работе в 1С и полезные сервисы. ✅
Регламентированный учет в ЕРП 2.4. Расчеты с подотчетными лицами
- 1. Выдача ДС подотчет 1С
- 2. Авансовые отчеты и рабочее место в 1С:ЕРП 2.4
Выдача ДС подотчет 1С
1С:ЕРП 2.4 в схеме работы с подотчетными лицами используется две стороны – это выдача ДС (Денежных Средств) и приемка отчетов. Находятся документы и рабочие места в разделе «Казначейство».
Выдача ДС выполняется или через кассу, или безналичным переводом.
И отчет выполняется операциями «Авансовые отчеты»:
В расходных ордерах есть специальная операция Выдача подотчетнику в 1С.
В документе указывается подотчетное лицо, касса, сумма и прочие реквизиты.
.
В документе указывается подотчетное лицо, касса, сумма и прочие реквизиты.
.
При проведении и отражении документа в регламентированном учете формируются проводки по выдаче в подотчет 1С. Мы видим рублевую выдачу:
Аналогичная операция имеется для безналичного списания в документе списание безналичных денежных средств.
Выбирается соответствующая операция подотчетник в 1С, счет его и другие реквизиты.
В документах еще имеется такой реквизит, как «Отчитаться». В системе есть механизм контроля отчетов. Специальный отчет покажет просрочку отчета:
Дополнительная информация
Авансовые отчеты и рабочее место в 1С:ЕРП 2.4
В блоке казначейства в разделе Подотчетники в 1С находится вызов рабочего места Авансовые отчеты.
Где на второй закладке мы видим все выданные авансы организации:
На первой закладке отображаются непосредственно документы, которыми эти авансы «двигаются».
Имеются 3 вида документов, которыми происходит движение отчета:
Первый – это непосредственно документ Авансовый отчет о расходах и оплатах поставщикам, где можно указать либо понесенные расходы, например, командировочные, либо указать оплату поставщикам – погашение кредиторки перед ними.
При отражении в регламентированном учете документа можем увидеть проводки по отражению затрат от подотчетника в 1С.
Есть приобретение товаров и услуг через подотчетное лицо. В этом случае формируется документ обычной ПТУ, но с указанием определенной хозяйственной операции «Закупка через подотчетное лицо».
При отражении данного документа в регламентированном учете мы можем увидеть сформированные проводки, которые, например, показывают приход материалов от подотчетного лица.
И последний, третий вид отчета, вынесенный в отдельную подсистему – это документ Поступление денежных документов.
Из рабочего места авансовых отчетов можем вызвать отчет по контролю.
И провести анализ по выданным авансам.
Рассмотрим следующие опции Казначейства в разделе НСИ и администрирование блок Казначейство и взаиморасчеты.
Рисунок 1 – Месторасположение блока Казначейство и взаиморасчеты
В блоке Казначейство и взаиморасчеты в категории Подотчетники есть такие опции как:
- статусы авансовых отчетов;
- контролировать выдачу под отчет в разрезе целей.
Рисунок 2 – Опции «Статусы авансовых отчетов» и «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей»
Разберем каждую из опций.
Как работает опция «Статусы авансовых отчетов»
Если устанавливаем галочку на опции Статусы авансовых отчетов, то система позволяет нам дополнительно поддержать сценарий двухэтапного ввода авансовых отчетов, когда сотрудник (подотчетник) вначале вводит авансовый отчет без финансовых данных, а затем финансовые работники дополняют его необходимыми данными.
После активации данной опции (установки галочки) меняется в системе и форма документа Авансовый отчет. К примеру, заходим в раздел Казначейство – Авансовые отчеты, создаем документ Авансовый отчет, и видим, что в форме документа появилось поле с указанием статуса документа (подготовлен или утвержден).
Рисунок 3 – Видоизменение формы Авансового отчета после активации опции «Статусы авансовых отчетов»
Предполагается, что сам сотрудник-подотчетник создает авансовый отчет первоначально со статусом Подготовлен, заполняет базовые данные по подотчету (сумму, документы расхода, контрагента). Далее авансовый отчет поступает в финансовую службу, финансовый работник меняет в поле Статус выбор на Утвержден и переводит документ в соответствующий статус.
В табличной части документа появляются дополнительно поля Подразделения, НДС, Статья расходов и т.д., которые заполняет финансовый работник, после чего документ проводит и формирует проводки.
Рисунок 4 – Изменение формы табличной части авансового отчета после выбора статуса «Утвержден»
Особенности работы в 1С:ERP при активированной опции «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей»
Установка опции Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей – это возможность дополнительно вести аналитику по подотчетнику в разрезе Цель выдачи. Причем в качестве «справочника» целей используются Статьи ДДС.
Рисунок 5 – Установка опции «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей»
Для примера, устанавливаем галочку на Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей и переоформим весь блок документов по подотчетнику под аналитику Цель выдачи.
В нашем примере подотчетник отчитывался за полученную сумму денежных средств приобретением товаров, оплатой поставщику и возвратом остатка средств в кассу.
В расходных кассовых ордерах (Казначейство – Касса) первым перепроведем ранее созданный Расходный кассовый ордер по выдаче подотчетнику. Статья ДДС «Выдача подотчетнику» уже была заполнена, поэтому следует лишь перепровести документ после установки новой опции.
Отразим проводки регламентированного учета (проводки не изменятся) и сформируем Движения документа. Появится движение по реквизиту Цель выдачи, которое заполнено согласно Статьи ДДС в РКО.
Рисунок 6 – Заполнение Движений документа по регистру накопления «Денежные средства у подотчетных лиц» при ведении учета по целям выдачи
Сформировав далее отчет Контроль операций с денежными средствами из рабочего места Авансовые отчеты, мы увидим, что по аналитике Цели выдачи пошел разрыв в отчете, т.к. расходник по целям выдачи перепровели, а закрывающие документы – нет.
Рисунок 7 – Проверка аналитики по целям выдачи в отчете Контроль операций с денежными средствами
Далее перепроведем Приобретение товаров и услуг. После установки опции «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей» в документе Приобретение товаров и услуг появился реквизит для заполнения Статья ДДС (напомним, что из нее же и будет браться аналитика по целям выдачи).
Дозаполняем статью ДДС, перепроводим документ, отражаем в регламентированном учете (проводки не изменятся) и проверяем Движения документа по регистрам. Появилась аналитика по документу в разрезе целей выдачи
Рисунок 8 – Аналитика Цель выдачи в документе Приобретение товаров и услуг
Оплату поставщику отражали в системе документом Авансовый отчет. И также, после установки ведения по целям выдачи, на вкладке Оплата поставщику появился реквизит для заполнения Цель выдачи (Статья ДДС). Заполняем той же статьей ДДС, по которой уже прошли операции по выдаче и приобретению товаров.
Рисунок 9 – Заполнение Цель выдачи (Статья ДДС) в документе Авансовый отчет
Документ после перепроведения и отражения в учете сделает аналогичные вышеуказанным примерам движения по регистру накопления Денежные средства у подотчетных лиц.
Сформируем заново отчет Контроль операций с денежными средствами и видим сокращение разрыва, перепроведенные документы уже отражены в одной строке по аналитике цели выдачи.
Рисунок 10 – Проверка аналитики по целям выдачи в отчете Контроль операций с денежными средствами
Остался последний документ в закрытии взаиморасчетов по подотчетнику – приходный кассовый ордер на остаток неизрасходованных средств.
В случае с ПКО возникает спорный момент, т.к. при проведении ПКО логичным был бы выбор Статьи ДДС, отражающий суть операции, а именно «Возврат денежных средств от подотчетника». Но в таком случае будет «рвать» аналитику по целям выдачи и в ПКО придется все-таки выбрать ту статью, по которой и выдавали средства («Выдача подотчетнику»).
Рисунок 11 – Заполнение Статья ДДС для аналитики Цель выдачи в документе Приходный кассовый ордер
Аналогично, перепроводим ПКО после установки нового реквизита, отражаем в учете.
Формируем отчет Контроль операций с денежными средствами – разрыв исчез, все движения по подотчетнику сделали движения по аналитике «Цель выдачи».
Рисунок 12 – Проверка аналитики по целям выдачи в отчете Контроль операций с денежными средствами
Необходима консультация
по учету в 1С:ERP?
Наши специалисты готовы предоставить консультацию или провести корпоративное обучение!
Получить консультацию