В широком смысле аудит — независимая проверка финансово-хозяйственной деятельности отдельно взятого предприятия. В отличие от ревизии, которую проводят с целью финансового контроля, аудирование помогает улучшить финансовые показатели. Кадровый аудит — это одно из направлений аудита, цель которого — снизить риски нарушения трудового законодательства в компании, улучшить работу с кадрами. По итогам проверки руководитель узнает о реальном положении дел и компетентности своих кадровиков, получает шанс укрепить трудовую дисциплину, позаботиться о соблюдении прав своих сотрудников.
Виды аудита
Обязательный — для проверки финотчетности или в случаях, установленных федеральными законами. Распространяется на торговцев ценными бумагами, фонды, имеющие статус международных, и другие предприятия, установленные статьей 5 Закона №307-ФЗ 30.12.2008г. «Об аудиторской деятельности». Срок проведения — один раз в 1-5 лет. Аудирование проводит специализированная компания, выигравшая открытый конкурс.
Внешний — с привлечением сторонних специалистов. Основание — решение собственников, инвесторов, предстоящая проверка инспекции по труду. Преимущество — независимая экспертиза, качественный аудит кадрового делопроизводства, профессиональные консультации в сфере налогообложения, управления персоналом.
Внутренний — самостоятельная проверка силами отдельно взятого предприятия по решению руководства, собственников. Цель аудирования — контроль работы персонала, оценка реального состояния дел, защита интересов компании и ее владельцев.
Высокая частота проверок способствует оптимизации рабочего процесса, сведению к минимуму ошибок и рисков. Руководитель лучше понимает, как работает его кадровая служба, может оценить уровень компетентности сотрудников, реальное состояние делопроизводства.
Проверка кадровой службы
Кадровый учет ошибочно считают менее важным, чем бухгалтерский, поэтому кадровому делопроизводству не уделяют должного внимания. С такой проблемой часто сталкивается малый бизнес, когда на пороге стоит инспекция по труду или возникает конфликт с работником фирмы. Обычно к этому моменту ситуация настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в документах почти невозможно. Желательно пригласить компанию, которая занимается кадровым консалтингом. Аудит не выполняет управленческие функции. Его задача — консультирование (консалтинг). Консалтинговые услуги сводятся к поиску проблем в области управления персоналом, путей их разрешения, формированию эффективных методов руководства.
Грамотный консалтинг помогает:
● оптимизировать работу с кадрами, ведение делопроизводства;
● избежать финансовых рисков (в части штрафных санкций за нарушение законодательства о труде, переплат заработной платы);
● минимизировать юридические риски (в части трудовых споров, проверок контролирующих и надзорных органов);
● снизить репутационные риски.
Это — одно из направлений аудита для оценки управления персоналом и анализа потенциала предприятия. Консультации консалтинговых специалистов помогут решить трудовой конфликт. Аудиторы составят рекомендации и инструкции по предотвращению таких проблем в будущем. Результаты проверки дают возможность понять, при каких условиях кадровая служба станет работать более эффективно, от каких сотрудников можно отказаться, повысить или понизить в должности.
Когда нужен аудит
Необязательные аудиторские проверки обычно планируют или проводят, когда в этом возникает необходимость. Их можно сделать полными — проверить всю документацию и получить рекомендации по устранению нарушений, или выборочными — для общего представления о состоянии кадрового учета, определения типичных ошибок и зон риска. Консалтинг актуален:
● при слиянии, разделении компаний;
● для оптимизации работы обособленных структурных подразделений предприятия, системы управления персоналом;
● при сокращении штата или увеличении численности работников;
● при смене руководства фирмы/руководителя кадровой службы;
● когда ожидается проверка трудовой инспекции или других контролирующих органов.
Кому доверить аудит по кадрам
Проверку можно проводить своими силами. Тогда деятельность аудиторов регламентируют внутренние инструкции, приказы, распоряжения. В состав аудиторских групп обычно включают юристов, кадровиков, бухгалтеров, психологов, работающих на предприятии.
Количество аудиторов во многом зависит от размера компании, например, на предприятии с численностью штата до 500 человек аудит поручают одному человеку, до 3000 — 2-3, в фирмах с разветвленной сетью филиалов — группам до 10 человек. Специалисты подчиняются напрямую руководителю компании или директору по персоналу. Во втором случае независимость аудита не обеспечена, поскольку на объективность не должны влиять коллеги, собственные предубеждения, давление со стороны руководства.
Внешним аудированием занимаются консалтинговые компании, такие, как Лаборатория Гуманитарные Технологии. Аудиторы обладают нужными теоретическими знаниями, практическими навыками, помогут организовать работу кадровиков, оптимизировать учет и управление персоналом. Специалисты по консалтингу оказывают услуги на основании договора лизинга или аутсорсинга, в котором определен объем работ.
Какой аудит лучше — своими силами или внешний? Минусы внутреннего аудирования — занимает много времени (особенно, когда проверку проводит один или два специалиста), часто дает необъективные результаты экспертизы, поскольку на аудиторов могут оказывать воздействие другие сотрудники. Фактически, внутренние аудиторы — персонал, который будет проверять собственную работу. От результатов проверки зависит оплата их труда. Обнаруженные недостатки придется исправлять самостоятельно, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению собственной деятельности.
Внешние аудиторы оценивают кадровое администрирование, правильность работы с документами с точки зрения требований законодательства, что полностью соответствует целям аудирования кадров. При необходимости консалтинга в части налоговых рисков, корректности расчета среднего заработка сотрудников привлекают специалистов по бухгалтерскому учету, налогового консультанта.
Внешний независимый аудит обеспечивает:
1. Сокращение трудовых и материальных затрат HR службы и предприятия в целом за счет минимизации документооборота.
2. Обоснованность кадровых решений.
3. Полноту, достоверность учета кадров на предприятии.
4. Защиту руководителя от возможных претензий контролирующих органов.
5. Защиту компании на случай трудовых споров.
Внешние аудиторы не являются сотрудниками проверяемой компании, не имеют личной заинтересованности в результатах проверки, поэтому сделают объективные выводы.
Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция
Поскольку порядок проведения независимого аудирования не регламентирован законом, консалтинговые фирмы действуют по самостоятельно разработанным инструкциям, предлагают заказчикам различные пакеты услуг (в зависимости от целей проверки). Например, экспресс аудит предполагает проверку документов и составление отчета, в котором фиксируют нарушения, указывают последствия и размеры штрафных санкций. На цену консалтинговых услуг влияет объем работ, срочность проведения проверки. В среднем, начинается от 120-150 тыс. руб. Если такие расходы не запланированы, можно привлечь к проверке работников предприятия и сделать аудит собственными силами.
Что нужно сделать — пошаговая инструкция для внутреннего (самостоятельного) аудирования
Шаг 1
Издать приказ о проведении проверки с указанием целей, определением сроков, создании группы аудирования. Обычно в состав группы включают начальника и работника отдела кадров, юриста, главного бухгалтера (или ответственного за оплату труда). Приказ подписывает руководитель предприятия.
Шаг 2
Комиссия самостоятельно составляет план действий. Например, при аудите кадрового делопроизводства он выглядит так:
1. Определение перечня документации, подлежащей проверке.
2. Проверка наличия и юридическая экспертиза документов.
3. Соблюдение правил архивирования и условий хранения документации по кадрам.
Для оценки аспектов рабочего процесса обычно проверяют:
1. Правильность оформления заявлений сотрудников, заполнения трудовых книжек, заключения договоров.
2. Правильность составления приказов по кадрам.
3. Ведение личных карточек работников.
4. Наличие и содержание должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка, колдоговора, документов по ОТ.
Если документооборот большой, а сроки поджимают, можно проверить выборочно, например, только документы, отсутствие которых влечет штрафные санкции и работодатель несет ответственность, согласно действующему трудовому и административному законодательству.
Основные моменты, на которые нужно обратить внимание
1. Работников предприятия знакомят со всеми внутренними приказами под роспись.
2. Каждая компания обязана принять меры по обеспечению правомерности и конфиденциальности обработки персональных сотрудников (Федеральный закон № 152-ФЗ от 26.07.06г.).
3. В графике отпусков отмечают очередные отпуска, переносы времени отдыха, фактическое пребывание персонала в отпуске. Если отдых по графику, работника уведомляют об этом минимум за 2 недели до его начала письменно, с подписью об ознакомлении (ч.3, ст. 123 ТК РФ).
4. Действующее штатное расписание и изменения к нему утверждают приказом, который подписывает руководитель компании.
5. Работодатель обязан вести табель учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), в котором фиксируют отработанное (или неотработанное ) время для расчета зарплаты персонала или статотчетности. Формат бланка табеля разработан Госкомстатом, но организации и ИП имеют право применять другие способы контроля.
6. Приказы по личному составу и основной деятельности хранят отдельно.
7. Трудовые книжки регистрируют в книге учета движения. Сотрудник, ответственный за их ведение, обязан своевременно вносить записи о внутреннем движении и поощрении работников.
8. В личных карточках персонала записывают актуальные данные (прием, перевод на другую работу, смена фамилии).
9. Кадровые журналы прошивают, нумеруют, скрепляют печатью предприятия и подписью руководителя.
Шаг 3
Заключительный этап — составление отчета. В документе отражают порядок проверки, сроки, когда она проведена. Описывают проверенную документацию, указывают нарушения и дают рекомендации по исправлению. Руководитель компании назначает ответственных за устранение недочетов на каждом участке, принимает решение по нерадивым сотрудникам (наказание, обучение, увольнение).
Результаты аудита:
1. Определение проблем в работе персонала.
2. Оптимизация затрат на содержание работников.
3. Экспертиза кадровой системы и рисков ее деятельности.
Если рекомендации по оптимизации работы сотрудников будут учтены руководством предприятия, фирма будет готова к любым кризисным ситуациям.
Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста
На ресурсе HR-Portal вышла статья Заместителя руководителя кадрового отдела КСК ГРУПП Аиды Ибрагимовой «Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста»
Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.
Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.
Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Проверка наличия обязательных кадровых документов
Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.
Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:
- документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
- документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.
К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации.
Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах.
Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.
Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать.
Экспертиза документов
После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.
Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.
Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.
В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.
В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.
Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).
Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.
При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.
Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.
Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.
Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.
Оформление итогов кадрового аудита
По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.
Отчет можно разделить на два блока.
В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).
Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).
Пример из практики
По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:
- Нет обязательных локальных нормативных актов.
- Нет документов по штатному расписанию.
- Нет графика отпусков.
- Отсутствуют табели учета рабочего времени.
- Нет обязательных кадровых журналов.
- Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
- Нет приказов по личному составу.
- Нет личных карточек работников.
- Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
- Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
- Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
- Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
- В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
- Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.
Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.
Нет сомнений в том, что кадровый аудит — важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.
Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.
Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?
Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.
Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:
- начальник отдела кадров;
- юрист;
- главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
- кадровый работник.
При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.
Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:
- При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
- При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
- При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
- При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
- При масштабном сокращении работников.
Что делать работодателю, если сотрудника мобилизовали? Либо работник стал добровольцем или контрактником? Оформите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и переходите в Готовое решение. Это можно сделать бесплатно.
Какие компании подпадают под обязательный аудит, читайте в нашем материале.
Методы кадрового аудита
Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:
- Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
К основному пакету документации относят:- должностные инструкции. Все должностные инструкции у нас собраны в одной рубрике;
- заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
- сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
- данные об оплате труда;
- сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
- документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
- данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
- Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
- Экономический — основанный на сравнении социальных/экономических показателей предприятия с нормативными стандартами. При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.
Аудит в компании бывает не только кадровый. Мы рассказываем о различных видах аудита:
- «Аудит материально-производственных запасов»;
- «Аудит учета финансовых результатов»;
- «Аудит финансовой отчетности».
Поэтапное проведение кадрового аудита
Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.
Этапы кадрового аудита:
- Решение организационных вопросов, включающих:
- формирование задач и целей кадрового аудита;
- создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
- установление сроков проверки.
- Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
- Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
- Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
- Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.
Как оформить результаты кадрового аудита, пошагово расписали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к правовой системе и переходите к консультации эксперта. Это бесплатно.
Аудит кадровых документов: перечень
Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.
Среди обязательных для проверки документов следует выделить:
- трудовые контракты;
- трудовые книжки и журнал учета их движения;
- штатное расписание;
- график отпусков;
О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
- персональные карточки и личные дела работников;
- табели нормирования и учета рабочего времени;
- приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
- правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.
О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».
Аудит кадровой документации: особенности
В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.
Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.
Итоги
Кадровый аудит может быть необходим по разным причинам: при смене ответственного кадрового работника, при изменении законодательства и по иным причинам. Аудит может проводиться как собственными сотрудниками, так и привлеченными.
Для грамотного и эффективного ведения бизнеса все процессы в организации требуют оптимизации. Но зачастую акцент приходится на производство или продажи, то есть основную деятельность, которая приносит прибыль компании. Нужно понимать, что результативность любых процессов напрямую зависит от сотрудников. А потому HR-подразделение с его массой документов и рутинных процедур также необходимо своевременно оптимизировать. Рассказываем в деталях, на что обратить внимание при организации аудита кадрового учета и как проверка кадров может помочь развитию бизнеса.
Аудит кадров в компании – что это
Кадровый аудит — это процедура проверки ведения кадровой документации и анализа эффективности работы участвующих в этом сотрудников. Во время такого мероприятия оцениваются возможные риски при оформлении документов кадровой службой компании. Возможен внутренний HR-аудит, когда компания самостоятельно осуществляет проверку, и внешний, когда аудит проводится отдельной профильной компанией, специализирующейся на этой деятельности. Проверка помогает не только выявить и исправить ошибки, но и предотвратить возникновение новых проблем.
Важность аудита кадровых процессов состоит в:
- защите от проблем с контролирующими органами;
- оптимизации рабочих процессов с помощью выявления слабых мест;
- приведении кадрового делопроизводства в полное соответствие с актуальными требованиями закона;
- повышении качества работы работников HR-отдела.
В некоторых сферах деятельности проведение кадрового аудита — это обязательная процедура, закрепленная в законодательстве, например, для банковского сектора. Для проведения такой проверки приглашается внешняя аудиторская компания. Те предприятия, в которых HR-аудит не является обязательным, могут проводить проверку самостоятельно по собственному желанию. Достаточно организовать правильное ведение кадровых документов для соблюдения норм законодательства, иначе за нарушениями последует трудовой спор или штраф.
Банковские организации, которые выдают кредиты компаниям, могут требовать проведение кадрового аудита для одобрения заявки.
Кадровый аудит в организации может способствовать и повышению удовлетворенности сотрудников условиями работы. Нередко возникают случаи, когда работники обращаются в трудовую инспекцию и сообщают о нарушениях со стороны работодателя, например, о неправильном оформлении отпуска или испытательного срока. Чаще всего такую компанию ждет проверка. В случае, если правонарушения действительно будут выявлены, организации начислят штраф от 30 000 до 50 000 рублей. При повторных нарушениях штраф может вырасти до 200 000 рублей.
HR-аудит в организации: виды и методы проведения
HR-аудит — один из вариантов названия кадровой проверки, которая бывает разной по виду и своим особенностям:
Внешний кадровый аудит зачастую предпочтительнее, чем внутренний. Он осуществляется независимо и объективно, на результаты не влияют межличностные и трудовые отношения. На мнении внутренних специалистов может сказываться корпоративная политика, внешние же проверяющие не имеют личной заинтересованности в определенных результатах проделанной работы.
Также внешние аудиторы обладают более глубокими знаниями и обширным профессиональным опытом, что позволяет предлагать более действенные решения. Такие специалисты обеспечивают более свежий взгляд на кадровые процессы, а также сохраняют конфиденциальность и доверие к себе.
Проведение кадрового аудита может осуществляться разными методами, прежде всего это аналитика рабочей документации и работы сотрудников кадровой службы. Но иногда проверка бизнес-процессов и персонала выходит за рамки документов, и применяются другие методики, например:
- Социально-психологическая. Осуществляется с помощью прямого контакта с сотрудниками. Оценивается их удовлетворенность рабочими условиями, атмосфера в коллективе, уровень управления персоналом и мотивация. Также проводится анкетирование и наблюдение за рабочим процессом, включая индивидуальные и групповые собеседования.
- Экономическая. Сравниваются показатели предприятия с общеустановленными нормами и стандартами развития. Позволяет выявить конкурентоспособность организации.
Законодательная база при организации проверки кадров
Единый нормативный правовой акт в области аудита кадровой работы не принят. Проверяющие опираются на разные законы, постановления и нормативы, связанные с трудовой деятельностью на предприятии:
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
- Трудовой кодекс РФ.
Еще КоАП РФ содержит статьи, относящиеся к трудовому праву, за нарушение которых предусмотрена ответственность:
|
Нарушение |
Штраф для должностного лица, тысяч рублей |
Штраф для юридического лица, тысяч рублей |
Статья КоАП РФ |
|---|---|---|---|
| Неправильное оформление трудового договора | 10–20 | 50–100 | п. 4 ст. 5.27 |
| Нарушение трудового законодательства | 1–5 | 30–50 | п. 1 ст. 5.27 |
| Неправильная защита персональных данных | 10–20 | от 60 | ст. 13.11 |
| Нарушение требований по оплате трудовой деятельности | 10–20 | 30–50 | п. 6 ст. 5.27 |
| Неправильная организация найма иностранных сотрудников | – | 400–1 000 | ст. 18.15 |
| Нарушение воинского учета | – | 40–50 | ч. 3 ст. 21.4 |
| Нарушения при специальной проверке условий труда | 5–10 | 60–80 | п. 2 ст. 5.27.1 |
| Нарушения в локальной документации предприятия | 1–5 | 30–50 | п. 1 ст. 5.27 |
Руководитель также будет нести ответственность за правонарушения, связанные с сотрудниками:
- Уклонение от участия в переговорах о заключении договора, нарушение сроков.
- Скрытие информации, которая необходима для ведения переговоров.
- Невыполнение обязательств, прописанных в договоре.
- Неправильное хранение документации.
- Увольнение работника по необъективным причинам.
- Нарушение прав инвалидов в области трудовой деятельности.
- Распространение персональных данных других сотрудников.
- Уклонение от исполнения административного наказания.
В каких случаях необходимо проводить аудит кадров компании
Провести кадровый аудит компании можно в любое время, но бывают случаи, когда проверка особенно необходима:
- Реорганизация или реструктуризация предприятия, введение новых бизнес-стратегий.
- Смена руководства или собственника бизнеса.
- Переход всей деятельности по контролю кадров в управление должностного лица, которое не специализируется на этой работе (например, бухгалтер).
- Увольнение сотрудника, занимающего должность главы внутренней кадровой службы.
- Приближающийся визит инспекции с проверкой. Аудит кадровой документации позволяет заблаговременно оценить готовность компании к надзорным проверкам.
- Изменение законодательства в сфере трудового права, организации найма персонала.
- Групповые увольнения работников, высокая текучесть кадров.
- Необходимость создания архива кадровых документов.
- Подготовка бизнеса к продаже.
- Утечка персональных данных.
- Расширение или сокращение бизнеса.
- Частые жалобы от сотрудников на нарушение ТК РФ, например, на касательно расчета размера оплаты труда или графика отпусков.
- Слияние или поглощение другой компании. При интеграции организаций важна комплексная оценка кадрового потенциала.
В большинстве случаев объектом аудита кадров выступает деятельность компании в области организации кадрового делопроизводства. Проверке подвергаются все процессы, связанные с оформлением документов. При этом аудитор не только выявит ошибки, но и предложит оптимальное решение обнаруженных проблем. После этого максимально повышаются шансы успешно пройти инспекцию контролирующих органов.
Факторы, влияющие на регулярность кадрового аудита
Рекомендуется проводить аудит кадровой службы регулярно с определенной периодичностью. Желательно осуществлять проверку не самостоятельно, а привлекать к этой деятельности сторонних специалистов. О преимуществах такого способа мы говорили выше. При этом частота мероприятий зависит от вида деятельности, которой занимается предприятие, от количества работников в штате, от выбранной системы оплаты труда и так далее.
В среднем кадровый аудит проводят раз в 12–18 месяцев. Если у организации высокая динамика работы, проверки осуществляются раз в 6–9 месяцев.
Систематический аудит позволяет своевременно выявить проблемы на стадии их зарождения и предпринять меры для их устранения. Также регулярный аудит кадров помогает отследить результативность и эффективность новых внедряемых изменений, например, реализацию рекомендаций после предыдущей проверки в области организации кадрового делопроизводства.
На регулярность аудита влияет частое внедрение изменений в бизнес-стратегии. Ведение кадровой документации должно соответствовать общим целям предприятия. Кадровая политика может меняться вместе с задачами компании, законодательством и изменениями на рынке труда.
Цели кадрового аудита на предприятии
Причиной провести аудит кадров в компании могут стать разные ситуации. Список основных задач аудита:
- Проверить соответствие организации рабочих процессов действующему законодательству. При этом лучше для аудита кадровых документов привлекать лиц, которые отлично разбираются в трудовых законах РФ.
- Выявить потенциальные риски. Неправильная организация документооборота в кадровой службе приводит к крупным штрафам и ухудшению репутации компании.
- Определить количество сотрудников кадровой службы и оценить, нужно ли нанимать новый персонал или, наоборот, штат переполнен работниками, которых необходимо сократить. Это комплексная проверка ресурсов предприятия.
- Проверить наличие всех обязательных кадровых документов и их содержание.
Из чего состоит проверка кадров
Аудит кадрового делопроизводства в организации включает разные мероприятия. Во-первых, анализируется кадровая документация. Она должна соответствовать требованиям законодательства, содержать актуальные и полные сведения. Для этого необходимо оценить, как служба готовит, регистрирует и хранит документы, все ли есть в наличии.
Во-вторых, аудитор выявит, насколько работники HR-отдела компетентны и профессиональны. При необходимости составляется план развития подразделения — повышение квалификации или сокращение существующих сотрудников, найм нового персонала, обновление структуры по должностям и обязанностям.
Корректное ведение документов и профессионализм кадровиков в свою очередь положительно влияют на лояльность всего коллектива. Работник уверен, что он сможет всегда получить доступ к своему трудового договору, быстро и правильно оформить справку, а в трудовой книжке присутствуют все нужные записи без ошибок.
Дополнительно к полному аудиторскому заключению по документообороту в кадровой сфере можно проконсультироваться о налоговых рисках или оптимизации при начислении заработной платы. Нередко ошибки в учете кадров вызывают проблемы в смежных направлениях бизнеса.
Особенности применяемых методик в КА
Ведение документов — это ключевая задача HR-подразделения и соответственно основное направления кадрового аудита. Для этого специалисты используют организационно-аналитический метод исследования. Он включает проверку наличия документов за установленный срок, правильность их оформления, регистрации и хранения. Качество проделанной работы позволяет оценить эффективность сотрудников отдела, выявить их сильные и слабые стороны. Отчет аудитора содержит полный перечень проверяемых зон с результатами анализа и рекомендациями. На его основании компании устраняет недочеты, организовывает надлежащий кадровый учет.
Порядок проведения проверки кадров
Пошаговый алгоритм кадрового аудита в организации состоит из нескольких этапов:
- Издание приказа о проведении кадрового аудита. Документ должен содержать основные задачи и цели мероприятия, список документов, которые необходимо проверить, и сроки выполнения.
- Анализ уставных документов. Устав должен содержать информацию о наименовании компании на русском и английском языке, наличии сокращенных наименований, использовании собственной печати предприятием, полномочиях исполнительного органа юрлица.
- Проверка наличия кадровых документов и локальных нормативных актов. Они должны соответствовать актуальному трудовому законодательству, также должны соблюдаться правила хранения и архивации кадровой документации. Документы лучше распределить на три категории: документ отсутствует, документ требует исправлений и проблем с документом нет.
- Анализ штатного расписания и структуры организации. Для каждой должности должны быть прописаны ее обязанности и инструкции. Также нужно проверить их актуальность и соответствие стандартам при наличии. В компании должны быть ответственные лица за пожарную безопасность, воинский учет, охрану труда, ГО и ЧС.
- Проверка трудовых книжек и других документов персонала, например, трудовых договоров.
- Составление заключения по проделанной работе. Письменный отчет должен быть заверен всеми членами комиссии.
- Презентация результатов руководству и другим сотрудникам. Для более эффективного решения проблем важно не просто сообщить сотрудникам их новые задачи и тактику работы, но и объяснить, как это поможет решить возникшие трудности. Это стимулирует персонал искать другие пути решения в своей деятельности, которые могут оказаться более эффективными.
В отчете должна содержаться информация не только о текущем состоянии предприятия с перечислением ошибок, но и практические рекомендации для их исправления. В документе указаны ссылки на законодательную базу. Также должны быть прописаны риски и возможные последствия, если ошибки не будут устранены.
Частые ошибки в КА
При проведении кадрового аудита компания нередко допускает ошибки, которые непосредственно отражаются на качестве и результатах этого процесса:
- Недостаточный охват проверки. Нередко кадровый аудит в организации ограничивается только поверхностной проверкой соответствия учета законодательству. Важно проводить комплексное мероприятие, которое поможет оценить все аспекты делопроизводства и управления персоналом HR-отдела, в том числе соответствие документации внутренним ЛНА, политикам и в принципе убедиться в их наличии.
- Недостаточная компетентность лиц, осуществляющих аудит. Проведение проверки лучше доверять профессионалам, которые знают все тонкости и нюансы. Неквалифицированный или неопытный сотрудник предоставит некачественные результаты аудита отдела кадров.
- Неполный перечень результатов аудита. По итогам проверки формируется отчет, который в подробной форме содержит все недочеты, выявленные во время анализа. Если были зафиксированы не все обнаруженные проблемы, в дальнейшем они останутся неисправленными.
- Сообщение результатов аудита только руководству. Итоги проведенного мероприятия должен знать не только заказчик, но и работники, которых непосредственно касается проверка. Так можно повлиять на эффективность их деятельности, отдел кадров будет осведомлен об ошибках и недочетах, которые нужно исправить.
- Отсутствие рекомендаций в заключении или их общий характер. Предписания должны быть подробными и содержать конкретные советы по совершенствованию ведения кадровой документации и управления персоналом HR-подразделения. Также в заключении должны быть подробно описаны последствия, к которым приведут допущенные ошибки, если их не исправить.
- Пренебрежение мониторингом изменений. После реализации рекомендаций необходимо отслеживать эффективность проделанной работы, чтобы оценить результативность аудита.
- Отсутствие четких целей аудита и критериев оценки. Чтобы получить объективные и полезные результаты проверки, необходимо грамотно сформулировать цели и желаемые результаты после внедрения рекомендаций.
Как аудит кадров может помочь развитию бизнеса
Кадровый аудит помогает оптимизировать структуру и штатную численность HR-службы. Выявляются нерациональные и избыточные должности, дублирующие функции или наоборот недостаток сотрудников, то есть реальные недостатки в кадровых процессах. Через результаты работы оцениваются компетенции и знания персонала, определяются потребности в обучении и развитии. Становится понятно, что требуется сделать в первую очередь, чтобы повысить производительность труда и увеличить ценность отдела кадров — обучить, сократить, нанять, перевести на другую должность.
Аудит кадров позволяет понять, насколько компания готова к проверке со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов. Своевременное выявление подобных рисков помогает не только уберечь бюджет от крупных штрафов и других переплат, появляется шанс избежать более серьезных проблем. Деятельность компании может быть приостановлена на срок до 90 суток, а за повторные нарушения грозит дисквалификация должностного лица. Разбирательства с недовольными работниками приводят к судебным искам, претензиям со стороны прокуратуры, и опять же к финансовым издержкам.
Кроме того, регулярный кадровый аудит — это способ поддерживать безупречную репутацию предприятия во всех направлениях, с регуляторами, сотрудниками, клиентами.
В результате проведения проверки улучшается ведение рабочих процессов и документации, что в свою очередь способствует повышению лояльности со стороны собственного персонала. Готовность к проверкам и минимум замечаний от трудовой инспекции, отсутствие скандалов с судами и штрафами — все это позволяет сфокусироваться на основных задачах бизнеса и повысить собственную конкурентоспособность на рынке.
Как провести надежный кадровый аудит
Важно доверить проверку профессионалам, которые имеют большой опыт работы в этой сфере. Они помогут также в формулировании задач и целей аудита, если сам заказчик с этим затрудняется.
Специалисты из 1C-WiseAdvice оперативно проведут проверку кадров в соответствии с установленными законодательством нормами, предложат оптимальные и эффективные пути решения возникших проблем. Обеспечивается детальная работа с документами и анализ деятельности сотрудников кадрового отдела.
Стоимость услуги от 1C-WiseAdvice зависит от объема проводимой работы, количества сотрудников, целей и вида аудита и других факторов. Цена полномасштабного кадрового аудита, включающего проверку сотен документов и детальное описание существующих кадровых процессов, начинается от 130 000 рублей.
1C-WiseAdvice гарантирует достоверность и полноту заключения, которое будет соответствовать федеральным стандартам и требованиям ТК РФ.
Юридический адрес: 127106, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Марфино, проезд Гостиничный, 4Б, помещ. 1Н/5
Фактический адрес: 127106, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Марфино, проезд Гостиничный, д. 4Б, БЦ «Город», помещ 417 (схема проезда)
Почтовый адрес: 127106, г. Москва, а/я 12
Тел.: +7 (495) 258-08-15, +7 (495) 725-78-13
(965) 242-51-98
E-mail: podpiska@profiz.ru